Recibir notificaciones si alguien hace cambios en mi hoja de cálculo (Google Sheets)

Es muy sencillo ver el historial de cambios en un documento de Google Drive, pero a veces por cuestiones de tiempo necesitamos un poco más de control. No es práctico estar abriendo el archivo todos los días para ver si hubo cambios. Vamos a aprender a configurar notificaciones si alguien hace cambios en mi hoja de cálculo de Google Sheets.

Esta es una de las funcionalidades que ofrece Google Drive sobre los archivos tradicionales de Microsoft Office / Excel, ya que en Google Drive todo empieza en línea.

Vamos a poner un ejemplo con una hoja que esté protegida en algunas partes, pero que sí permita modificaciones. Tenemos una lista de alumnos con las calificaciones de sus tareas y exámenes. Queremos saber inmediatamente cuando alguien modifica las calificaciones.

Para lograrlo, simplemente debemos ir al menú Herramientas – Ajustes de notificaciones – Editar las notificaciones

Y elegir las opciones:

Notifícame en mi correo cuando… Se hacen cambios
Notifícame por… Correo electrónico inmediatamente

Si es un documento que se va a estar editando constantemente, sugiero que elijas la opción de Correo electrónico con un resumen diario.

Para confirmar, te mostrará esta pantalla donde están las reglas actuales. Como puedes ver, puedes elegir más de una combinación de las opciones anteriores usando la opción de Añadir otra regla de notificación

En esa misma pantalla también puedes eliminar o modificar cualquier regla de notificaciones que se hayan agregado.

Entonces si alguien edita mi archivo, recibiré un correo como este:

En Google Docs podemos hacer algo muy parecido si vamos al menú Herramientas – Configuración de notificaciones y elegimos la opción que dice Contenido agregado o quitado