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Ya sea por cuestiones de orden en nuestros datos o por permisos de privacidad, tenemos diferentes documentos de hojas de cálculo en nuestro Google Drive, y muchas querríamos poder hacer referencias y cálculos entre esos documentos, sin tener que copiar o duplicar la información. Esto es posible con una fórmula muy útil  llamada =IMPORTRANGE().

Traer datos de otra hoja de cálculo en Google Sheets es muy sencillo. Vamos a poner un ejemplo práctico. Supongamos que tenemos una hoja de cálculo donde tenemos una base de datos de la relación entre equipos de cómputo y los empleados de la empresa, y queremos usar esa información para un tema diferente, en una hoja de cálculo nueva.

  • Empleados y equipos
  • Equipos a actualizar

Queremos que la información de Empleados y equipos se vea en el documento de Equipos a actualizar, entonces en el documento de Empleados y equipos, usamos la fórmula IMPORTRANGE(url_hoja_de_cálculo, intervalo). Primero copiamos la dirección del documento original:

Y la usamos en la fórmula, en la primera celda de la primera fila y columna del documento:

  • url_hoja_de_cálculo: es la dirección web del documento al que queremos referenciar. Ej. "https://docs.google.com/spreadsheets/d/blablabla". (debe ir entre comillas dobles » «)
  • intervalo: es la hoja y el rango específico que queremos traer. Ej "Hoja 1!A:C" (debe ir entre comillas dobles » «)

Al presionar ENTER, nos mostrará un mensaje especial, indicándonos que debemos permitir el acceso entre estos dos documentos, para probar que tenemos permiso de lectura de ambos, y que no cualquiera pueda poner una dirección de un documento nuestro en cualquier documento:

Una vez que damos click en el botón de Permitir acceso, veremos aparecer la información de la hoja de cálculo remota:

Hay algunas cosas a tomar en cuenta aquí. La primera es que esto solo trae los datos como estén, sin formato. Si tenemos algún formato condicional especial, tendríamos que volverlo a aplicar en la hoja en la que estamos trabajando. La segunda es que esta información es solo de referencia/lectura, si intentamos editarla, no podremos (se nos indicará que no hay espacio para mostrar toda la información); para eso tendríamos que editar la fuente de datos en el documento original. Esta también es una forma útil de solo compartir lo que queremos compartir y podría decirse que es otra forma de proteger las fórmulas de lectura o edición.

Y listo, ya podemos usar la información de una hoja de cálculo remota. Lo mejor es que no debemos preocuparnos por manejar archivos o actualizar referencias, ya que Google hace todo eso en la nube por nosotros.

¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en Twitter y Facebook para más tips, trucos y guías de productividad.

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