Vamos a aprender a hacer algo muy útil para cuando colaboramos con una hoja de cálculo en línea, se trata de poner restricciones a ciertos rangos o celdas específicas.

El escenario es común: tenemos un documento con datos compartidos, y queremos que otras personas puedan agregar información independientemente, pero el dolor de cabeza viene cuando preparas la hoja, y las ediciones se hacen en donde no se deberían hacer.

Pongamos un ejemplo concreto, con un documento que contiene 3 hojas:

1. Notas / calificaciones
2. Resumen
3. Informe individual por alumno

Imaginemos que coordinamos varios profesores remotamente, y entregamos uno de estos documentos a otro profesor que debe llenar este documento con las calificaciones de sus alumnos. Terminamos de crear el documento base, y se ve así:

Nos interesa que el profesor que supervisamos pueda:

• Editar la información de los nombres de alumnos y sus notas
• Ver el informe por alumno

Pero NO queremos:

• Que cambie el estilo, las fórmulas, ni la gráfica de las hojas
• Que cambie la hoja de Vista general

Vamos por pasos, primero lo más fácil: proteger una hoja completa.

Proteger una hoja completa

Como no queremos que se pueda editar nada de la pestaña/hoja de Vista general, simplemente hacemos click sobre la flecha de la pestaña y elegimos la opción Proteger hoja

Google nos mostrará opciones para proteger la hoja. Primero indiquemos una descripción de esta protección, por ejemplo «Hoja de solo lectura», y después hagamos click en el botón de Proteger:

Tenemos la opción restringir esta hoja para que solo tú y el propietario la puedan editar. Ten en cuenta que si solo tienes acceso a editar, el propietario siempre podrá cambiar estos permisos.

Y se comprueba con un candado en la pestaña:

Proteger partes de una hoja

Ahora, vamos a trabajar en la pestaña de Notas, para restringir la edición de fórmulas, pero no la información de los alumnos:

Hacemos lo mismo que con la hoja anterior: Click derecho – Proteger hoja…

Ahora, en las opciones, activemos la opción ‘Excepto ciertas celdas‘ y elijamos el rango de celdas que SÍ se deben poder editar. En este caso corresponde a los intervalos

• B6:B – toda la columna B pero solo a partir de la fila 6. Aquí van los Nombres de los alumnos.
• E6:AB – toda la columna E, a partir de la fila 6, abarcando todas las columnas hasta la AB. Aquí van las calificaciones de sus tareas y exámenes.

Si no queremos ser tan inflexibles con las ediciones, también tenemos la opción de solamente mostrar una advertencia:

Proteger intervalos de la hoja por usuario

Todavía podemos ser más precisos y selectivos sobre quién puede editar y quién no.

Si en el menú de Restringir quién puede editar este intervalo, eliges la opción Personalizado, puedes controlar todavía más qué usuarios pueden editar esa hoja o intervalo exacto.

Guía en video

Si tienes dudas, puedes ver esta misma guía explicada en video:

Si tienes dudas, deja un comentario y con gusto te ayudaremos a resolverlas.

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Alekz

Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe, programar. Fundó Tesel en 2017 para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Sus libros favoritos incluyen Dune, Ender’s Game y la saga de la Torre Obscura de Stephen King. Tiene un canal de YouTube en el que habla de videojuegos.