Vamos a aprender a hacer algo muy útil para cuando colaboramos con una hoja de cálculo en línea, se trata de poner restricciones a ciertos rangos o celdas específicas.
El escenario es común: tenemos un documento con datos compartidos, y queremos que otras personas puedan agregar información independientemente, pero el dolor de cabeza viene cuando preparas la hoja, y las ediciones se hacen en donde no se deberían hacer.
Pongamos un ejemplo concreto, con un documento que contiene 3 hojas:
- Notas / calificaciones
- Resumen
- Informe individual por alumno
Imaginemos que coordinamos varios profesores remotamente, y entregamos uno de estos documentos a otro profesor que debe llenar este documento con las calificaciones de sus alumnos. Terminamos de crear el documento base, y se ve así:
Nos interesa que el profesor que supervisamos pueda:
- Editar la información de los nombres de alumnos y sus notas
- Ver el informe por alumno
Pero NO queremos:
- Que cambie el estilo, las fórmulas, ni la gráfica de las hojas
- Que cambie la hoja de Vista general
Vamos por pasos, primero lo más fácil: proteger una hoja completa.
Proteger una hoja completa
Como no queremos que se pueda editar nada de la pestaña/hoja de Vista general, simplemente hacemos click sobre la flecha de la pestaña y elegimos la opción Proteger hoja
Google nos mostrará opciones para proteger la hoja. Primero indiquemos una descripción de esta protección, por ejemplo “Hoja de solo lectura”, y después hagamos click en el botón de Proteger:
Tenemos la opción restringir esta hoja para que solo tú y el propietario la puedan editar. Ten en cuenta que si solo tienes acceso a editar, el propietario siempre podrá cambiar estos permisos.
Y se comprueba con un candado en la pestaña:
Proteger partes de una hoja
Ahora, vamos a trabajar en la pestaña de Notas, para restringir la edición de fórmulas, pero no la información de los alumnos:
Hacemos lo mismo que con la hoja anterior: Click derecho – Proteger hoja…
Ahora, en las opciones, activemos la opción ‘Excepto ciertas celdas‘ y elijamos el rango de celdas que SÍ se deben poder editar. En este caso corresponde a los intervalos
- B6:B – toda la columna B pero solo a partir de la fila 6. Aquí van los Nombres de los alumnos.
- E6:AB – toda la columna E, a partir de la fila 6, abarcando todas las columnas hasta la AB. Aquí van las calificaciones de sus tareas y exámenes.
Si no queremos ser tan inflexibles con las ediciones, también tenemos la opción de solamente mostrar una advertencia:
Proteger intervalos de la hoja por usuario
Todavía podemos ser más precisos y selectivos sobre quién puede editar y quién no.
Si en el menú de Restringir quién puede editar este intervalo, eliges la opción Personalizado, puedes controlar todavía más qué usuarios pueden editar esa hoja o intervalo exacto.
Guía en video
Si tienes dudas, puedes ver esta misma guía explicada en video:
Si tienes dudas, deja un comentario y con gusto te ayudaremos a resolverlas.
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Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
hola se pueden esconder las formulas??
¡Hola! Se puede proteger la edición, pero para que ni siquiera se vean, tendrías que usar otro método, escondiendo el documento original, por ejemplo con IMPORTRANGE(). Eso lo explico acá: https://tesel.mx/traer-datos-de-otra-hoja-de-calculo-en-google-sheets-4078/
Buenas Tardes, yo necesito darle permiso de edicion en tres columnas a 2 usuarios, y el resto de columnas dar permiso de edicion a otros usuarios en la hoja de calculo de google, se puede?
¡Hola! Sí se puede si lo haces mediante protección de intervalo en vez de por toda la hoja. Solo eliges los usuarios/correos que quieres que tengan el permiso en ese rango específico como se ilustra en el post.
buenas tardes! como protejo un rango de celdas de Excel al momento de subirlo a Drive? desde una Mac
Hola Orlando, tendrías que especificar la protección después de convertir el archivo a Google Sheets, o hacerlo en Excel y sincronizarlo ya protegido.
hola, doy permiso a ciertos usuarios en unas celdas, pero estos usuarios lo ven de sólo lectura, y tienen permiso para editar. Cuando les doy permiso me aparece en gris como si estuviese inhabilitado para edición
Hola Sandra.
Asegúrate de haber elegido el rango para editar con la opción “Excepto ciertas celdas” correctamente y que no se esté haciendo al revés (que justo no puedan editar donde sí deberían poder).
hola, es posible dar permisos de escritura (o comentarios) pero que no puedan borrar otros comentarios?
Hola Diego, con permiso para comentar no podrán borrar comentarios de otros, solo los propios. Con permiso de editar, sí podrían quitarlos.
con permisos de comentario sí pueden borrar comentarios de otros (o sea, pueden darlo por finalizado con lo que el comentario desaparece) lo he probado, en todo caso será un bug de google sheets.
Hola Alekz, una consulta, es posible proteger las celdas de una hoja, pero darle permisos para que puedan modificar las vistas de filtros ?
Hola Matías. Si hay celdas protegidas en una pestaña/hoja, solo podrán hacer vistas de filtro temporales (Datos – Vistas de filtro – Crear vista de filtro temporal), que no permanecerán cuando vuelvan a abrir el archivo. Pero sí podrán hacerlo en otra pestaña de la misma hoja de cálculo, si tienen permiso para editar la hoja. Espero haber entendido tu pregunta y haberte ayudado, ¡un saludo!
Deseo compartir un documento, bloquear un rango de celdas pero que los pueda filtrar las personas con quien lo comparto. En la actualidad, realizo el bloqueo de celdas, lo comparto pero quienes lo usan no pueden usar los filtros. Existe un método para bloquear y usar filtros a la vez ? Gracias
Hola! Hay forma de proteger varias celdas (no intervalos) en conjunto o de una sola vez?
Hola Reggina. La única forma de hacer eso por el momento si las celdas no son contiguas (un intervarlo) es agregar las celdas y sus permisos individualmente. Espero que te ayude 😀
Hola. No me aparece la opción de proteger hoja 🙁
Hola Camila, lo más probable es que estés editando un archivo .xlsx de Excel, entonces primero debes convertirlo al formato de Google Sheets en el menú Archivo. Espero que te ayude 😀
Hola, se puede proteger la hoja para que no se le puedan agregar ni borrar columnas, pero si agregar filas y editar contenido ?
Muchas gracias .
Omar
Quiero dar permiso de edición, la hoja está protegida, se pueden editar algunas celdas específicas, el problema surge porque al dar acceso a todos como editores me pueden cambiar justamente ese permiso, lo que necesito es impedir a los editores que puedan modificar la forma de compartir la hoja de cálculo
Ya lo resolví, al abrir el cuadro de diálogo de compartir, como propietario, me aparece arriba a la derecha un botón de configuración, en ese lugar hay que quitar el tilde de la opción ”
Los editores pueden cambiar permisos y compartir” y luego a los editores no les aparece la opción de cambiar los permisos
Hola, consulta: Se puede proteger intervalos que tienen agrupaciones para que no editen pero sí puedan desplegarlas?
Saludos,
Hola Camila. Expandir y colapsar celdas requiere el permiso de edición, entonces no podrán ver las celdas si no están desplegadas ya y solo tienen permiso de lectura. Una forma de darle la vuelta sería poner la agrupación unas celdas antes de las celdas protegidas. Espero que te ayude 😀
Hola Alekz! Acabo de ver tu vídeo y tengo una duda: necesito compartir una hoja de cálculo pero no quiero que todos los usuarios vean los registros que no les corresponden: o sea, que el profesor de tu ejemplo sólo pueda ver / modificar a sus alumnos, pero no pueda ver el resto de registros (los de los alumnos que no son suyos). Se puede hacer?