Vamos a aprender a hacer algo muy útil para cuando colaboramos con una hoja de cálculo en línea, se trata de poner restricciones a ciertos rangos o celdas específicas.
El escenario es común: tenemos un documento con datos compartidos, y queremos que otras personas puedan agregar información independientemente, pero el dolor de cabeza viene cuando preparas la hoja, y las ediciones se hacen en donde no se deberían hacer.
Pongamos un ejemplo concreto, con una documento que contiene 3 hojas:
- Notas / calificaciones
- Resumen
- Informe individual por alumno
Imaginemos que coordinamos varios profesores remotamente, y entregamos uno de estos documentos a otro profesor que debe llenar este documento con las calificaciones de sus alumnos. Terminamos de crear el documento base, y se ve así:
Nos interesa que el profesor que supervisamos pueda:
- Editar la información de los nombres de alumnos y sus notas
- Ver el informe por alumno
Pero NO queremos:
- Que cambie el estilo, las fórmulas, ni la gráfica de las hojas
- Que cambie la hoja de Vista general
Vamos por pasos, primero lo más fácil: proteger una hoja completa.
Proteger una hoja completa
Como no queremos que se pueda editar nada de la pestaña/hoja de Vista general, simplemente hacemos click sobre la flecha de la pestaña y elegimos la opción Proteger hoja…
Google nos mostrará opciones para proteger la hoja. Primero indiquemos una descripción de esta protección, por ejemplo «Hoja de solo lectura», y después hagamos click en el botón de Establecer permisos:
Tenemos la opción restringir esta hoja para que solo su creador la pueda editar, hagamos eso:
Y se comprueba con un candado en la pestaña:
Proteger partes de una hoja
Ahora, vamos a trabajar en la pestaña de Notas e Informe Individual, para restringir lae edición de fórmulas, pero no la información de los alumnos:
Hacemos lo mismo que con la hoja anterior: Click derecho – Proteger hoja…
Ahora, en las opciones, activemos la opción ‘Excepto ciertas celdas’ y elijamos el rango de celdas que SÍ se deben poder editar. En este caso corresponde a los intervalos
- B6:B – toda la columna B pero solo a partir de la fila 6. Aquí van los Nombres de los alumnos.
- E6:AB – toda la columna E, a partir de la fila 6, abarcando todas las columnas hasta la AB. Aquí van las calificaciones de sus tareas y exámenes.
Si no queremos ser tan inflexibles con las ediciones, también tenemos la opción de solamente mostrar una advertencia:
Si tienes dudas, deja un comentario y con gusto te ayudaremos a resolverlas.
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Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe, programar. Fundó Tesel en 2017 para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Sus libros favoritos incluyen Dune, Ender’s Game y la saga de la Torre Obscura de Stephen King. Tiene un canal de YouTube en el que habla de videojuegos.
