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Es muy sencillo ver el historial de cambios en un documento de Google Drive, pero a veces por cuestiones de tiempo necesitamos un poco más de control. No es práctico estar abriendo el archivo todos los días para ver si hubo cambios. Vamos a aprender a configurar notificaciones si alguien hace cambios en mi hoja de cálculo de Google Sheets.

Esta es una de las funcionalidades que ofrece Google Drive sobre los archivos tradicionales de Microsoft Office / Excel, ya que en Google Drive todo empieza en línea.

Vamos a poner un ejemplo con una hoja que esté protegida en algunas partes, pero que sí permita modificaciones. Tenemos una lista de alumnos con las calificaciones  de sus tareas y exámenes. Queremos saber inmediatamente cuando alguien modifica las calificaciones.

Para lograrlo, simplemente debemos ir al menú Herramientas – Reglas de notificación…

Y elegir las opciones:

  • Enviarme una notificación a mi correo cuando… Se hacen cambios
  • Enviarme una notificación… Por correo electrónico inmediatamente

Si es un documento que se va a estar editando constantemente, sugiero que elijas la opción de Por correo electrónico con un resumen diario.

Para confirmar, te mostrará esta pantalla donde están las reglas actuales. Como puedes ver, puedes elegir más de una combinación de las opciones anteriores.

Entonces si alguien edita mi archivo, recibiré un correo como este:

Si tienes dudas, deja un comentario y con gusto te ayudaremos a resolverlas.

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