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Es probable que si usas seguido las hojas de cálculo de Google o de Excel, conozcas la funcionalidad para filtrar datos que quieres ocultar para hacer más fácil su visualización. Para esto no hay más que hacer que ir a Datos – Crear un filtro o simplemente presionar el icono de filtro, y si tu hoja está bien estructurada, automáticamente verás las usuales flechitas de opciones de filtro en cada encabezado.

Hasta aquí todo bien, puedes filtrar y ordenar como mejor te parezca, pero, ¿qué pasa si quieres mantener los datos tal como están y de todos modos ver la información ordenada dependiendo de lo que necesites? Te presento las Vistas de filtro.

La primera cosa que debes tener en cuenta con los filtros normales es que si ordenas la información, la hoja se edita. Es decir, si quisieras ordenar solo para ver, sin modificar, solamente con los filtros no podrías. La segunda diferencia es que si haces un filtro y alguien más entra a ver la hoja de cálculo, el filtro se queda aplicado para todos. Es decir, si dos personas están viendo la hoja al mismo tiempo y quieren trabajar sobre los mismos datos, se estorbarían.

Esto lo solucionamos precisamente con las Vistas de filtro, porque son vistas temporales y nombradas que puedes activar y desactivar, y NO modifican los datos originales. ¿Genial, no?

Cómo hacer una vista de filtro

El primer paso para hacer una vista de filtro lo dimos hace unos momentos, al activar los filtros para la hoja de cálculo en Datos – Crear filtro, estando situados en la primera celda de la hoja.

Terminado este paso, vamos a ir al menú Vistas de filtro… – Crear una nueva vista de filtro.

Esto nos abrirá el modo de vistas de filtro y creará una vista nueva llamada Filtro 1 (puedes cambiar este nombre al que gustes). Aquí, puedes hacer el filtro como mejor te convenga, sin miedo a estorbar a otros o modificar el orden original de las filas. Por ejemplo, en estos datos, si solo queremos ver Ingenieros de soporte ordenados alfabéticamente configuramos el filtro así.

Primero la columna de Puesto:

Después la columna de Nombre:

Ahora vamos a nombrar nuestra vista para que sea fácil de usar para otras personas (Filtro 1 no dice mucho sobre lo que significa nuestro filtro).

Nombra tu vista de filtro

Para esto simplemente hacemos click en la parte que dice Nombre: Filtro 1

Y escribimos un nuevo nombre, por ejemplo Ingenieros de soporte alfabético:

Preguntarás ahora: OK, pero ¿cómo me salgo de aquí y luego regreso?. Para eso, solamente ve al menú Datos – Vistas de filtro – Nada.

Ahora podrás ver la información exactamente como la tenías, sin modificaciones de ordenamiento ni nada.

Cada vez que quieras acceder al filtro que creaste, solamente ve al mismo menú y elige tu vista de filtro:

Como tip bonus de esta guía te comparto un truco más: puedes compartir la dirección web de la hoja de cálculo con la vista de filtro activada si quisieras que alguien entre directo a tu vista de filtro.

¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en Twitter y Facebook para más tips, trucos y guías de productividad.

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