Los datos combinados con una representación visual nos ayudan a tener una comprensión casi inmediata de la información que tenemos a la mano. Dar formato a los datos en una hoja de cálculo es una excelente forma de lograr este objetivo, pero no queremos estarlo haciendo manualmente siempre, sobre todo si los datos van a estar cambiando constantemente, como es usual en una hoja de cálculo. Para eso tenemos el formato condicional, del que ya hemos hablado antes en una forma más o menos básica, pero ahora quiero que veamos algunos ejemplos de situaciones específicas que requieren algo un poco más avanzado para resolverlas.

Formato condicional si un elemento está dentro de una lista o rango

Vamos a comenzar por un caso común, que a primera vista suena sencillo, pero que al intentarlo resolver, tal vez no es tan claro si no vemos un ejemplo primero.

Tenemos una celda con un dato específico y queremos colorear esa celda, si este dato aparece en otra lista separada. En este ejemplo vemos que el dato a comparar está en A1, y nuestra lista se encuentra en el intervalo C1:C10

Entonces, vamos al menú Formato – Formato condicional y aplicamos una regla al intervalo A1, porque por ahora solo queremos colorear esa celda, y en las Reglas de formato elegimos en la sección de ‘Dar formato a la celda si…’ la opción La fórmula personalizada es. Y en el campo de la fórmula escribimos

=COUNTIF(C1:C10,A1)

Y tenemos nuestro resultado. Como el 7 sí aparece en la lista, se coloreará la celda correctamente:

Pero si escribimos otro valor que no esté en la lista, ya no tendrá color, y así aseguramos que funciona perfectamente:

De igual forma, funciona con texto y no solo con números, mientras la coincidencia sea exacta:

COUNTIF (CONTAR.SI) funciona en el formato condicional porque nos permite contar el número de veces que se cumple un criterio en un intervalo, y en este caso el criterio es que coincida el valor.

Formato condicional a una fila si una palabra está contenida el texto de otra celda

Veamos ahora el caso en el que la coincidencia de la palabra que buscamos tal vez no sea exacta, sino que tal vez esté dentro de un texto más largo. COUNTIF no podrá ayudarnos esta vez, porque estamos contemplando una coincidencia parcial del texto. Podría ser que estemos buscando un apellido dentro de campos de nombre completo o de un párrafo.

Entonces ahora usaremos la fórmula SEARCH, que nos regresa la posición en la cual un texto ha sido encontrado dentro de otro, y por ende nos permite deducir si el texto que buscamos está ahí o no. Ojo aquí, SEARCH no distingue entre mayúsculas y minúsculas, si eso es algo que requieres, deberás usar entonces la fórmula FIND.

Ahora aplicamos el formato a casi toda la hoja (A2:Z500), y nuestra fórmula en el campo de La fórmula personalizada es, se verá así:

=SEARCH($A$2,$B2:$B)

En este caso, también queremos que se aplique el formato a la fila entera, entonces usamos el truco de incluir el signo de $ en las referencias para hacerlas fijas. Es importante hacerlo ya que de lo contrario, el formato condicional no se aplicará a toda la fila. Aquí tenemos nuestro resultado:

Este uso de referencias fijas se puede explicar fácilmente si lo pensamos como si el formato condicional arrastrara la fórmula automáticamente hacia abajo o hacia los lados. Si no las fijamos, la hoja aumentará el número de fila o columna automáticamente.

Formato condicional basado en una lista de palabras

Veamos ahora el caso de la aplicación de formato condicional basado en una lista explícita de palabras que tenemos en el intervalo A2:A10. Solo colorearemos las celdas que tengan estas palabras: camisa, zapato o gorra. En la regla de formato entonces, usaremos La fórmula personalizada es, de esta manera, usando la fórmula MATCH, que nos regresa la posición relativa de un elemento buscado en un rango:

=MATCH(A2:A10,{"camisa";"zapato";"gorra"},0)

Con el siguiente resultado:

Formato condicional comparando dos listas de palabras

Vamos a construir un poco más sobre el ejemplo anterior. Si queremos que la lista de palabras que queremos colorear no sea fija, sino basada en otro intervalo dentro de la hoja, solamente tendremos que usar el rango deseado en el segundo argumento de la fórmula MATCH, en vez de las palabras fijas:

=MATCH(A2:A10,$C$2:$C$10,0)

Con el siguiente resultado

De nuevo, recuerda fijar las referencias correctamente con el signo de $ en el argumento del intervalo.

Formato condicional basado en si una columna diferente está vacía (varias condiciones a la vez)

Por último, vamos a ver un ejemplo en el que tenemos varias cantidades de pagos, y nos serviría mucho saber si ya se generó un recibo en la columna siguiente. Parece sencillo, pero no queremos colorear toda la columna hasta abajo, sino que queremos basarnos en ciertas condiciones específicas.

Una de estas condiciones es si la primera columna de Cantidad NO está vacía, y la otra es ver si la columna propia SÍ está vacía.

Para esto, simplemente tendremos que usar la fórmula IF (SI) anidada con otra fórmula IF dentro de la misma.

=IF(A:A<>"", IF(B:B="",TRUE))

Así aseguramos que se cumpla la condición correspondiente a cada columna al mismo tiempo

Puedes anidar tantas condiciones como sean necesarias, solo fíjate muy bien en tu uso de paréntesis, porque es fácil confundirse. Una alternativa a esto es usar la fórmula AND y solamente enlistar tus condiciones, asumiendo que requieres que el resultado de todas sea VERDADERO.

=AND(A:A<>"", B:B="")

Ahora, aquí solamente aplicamos un color, pero si quisiéramos aplicar colores con condiciones diferentes, tendríamos que crear nuevas reglas sobre el mismo intervalo y tener en cuenta que se aplicarán de arriba hacia abajo, con posibilidad de cambiarles el orden simplemente arrastrándolas.

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Guía en video relacionada

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Alekz

Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.

Alekz

Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.