Cómo editar un archivo de Excel en Google Drive / Google Sheets (Hojas de Cálculo de Google)

Si estás empezando en el mundo de Google Worspace (previamente G Suite) y vienes de hacer todo en Microsoft Office, seguramente una de las primeras cosas que te estarás preguntando cómo hacer, es editar los archivos xlsx  de Excel en Google Drive. Y con razón, porque nadie quiere empezar desde cero el reporte mensual o transcribir a mano el directorio de la empresa.

La buena noticia es que es extremadamente sencillo migrar a hacer todo con Google Sheets (Hojas de Cálculo de Google) en Google Drive, y los beneficios son muchos: no tener que recordar guardar nunca más versiones diferentes del mismo archivo con información desactualizada, compartir y colaborar fácilmente, etc. Vamos directo a ver cómo se hace.

Antes, siempre debías crear una copia de tu archivo de Excel antes de poder editar en Google Drive o instalar extensiones adicionales, pero ahora eso ya no es necesario. Es más, si tienes alguna extensión de este tipo instalada, te recomiendo que la desinstales o la desactives para que no te genere problemas.

Supongamos que tenemos un archivo de Excel en la computadora.

Si lo abrimos  en Excel, veremos esto:

Pero ahora quiero colaborar con alguien con esta información, entonces lo primero que que debemos hacer es subirlo a Google Drive.  Para ello, vamos a esta dirección: https://drive.google.com. Después de iniciar sesión con nuestra cuenta de Google, veremos la pantalla inicial de Drive y podemos elegir cualquier carpeta para subir nuestro archivo:

Ahora, solo debemos subir el archivo arrastrándolo hacia el navegador, o dando click en el botón azul de Nuevo y eligiendo Subir archivo y buscando el archivo correspondiente.

También podemos lograrlo arrastrando el archivo hacia la ventana del navegador:

Cuando haya finalizado el proceso, podremos ver el archivo en nuestro Drive:

Ahora ya tenemos el archivo en la nube de Google.

Si damos doble click sobre el archivo, podremos previsualizar lo que contiene:

Para editarlo directamente, simplemente damos click en el botón que dice “Abrir con Hojas de cálculo de Google” en la parte superior de la pantalla. 

El archivo se abrirá en una pestaña nueva del navegador dentro de Google Sheets. 

Aquí hay que tomar en cuenta algo importante: fíjate en la parte superior de la pantalla, y verás que hay una etiqueta que dice .XSLX. Esto nos indica que estamos editando el archivo de Excel directamente, y no una copia. Todo lo que cambies se seguirá guardando en el formato de Excel. Puedes hacer casi todo lo que se puede hacer con la paquetería de Office, sobre todo ediciones básicas y fórmulas generales.

Si quieres volver a guardar este archivo en tu computadora, solamente da click en el menú Archivo – Descargar – y elige Microsoft Excel (.xslx).

Excel vs Google Sheets

Hay que comprender que esto sigue siendo un archivo de Excel, y hace sentido que sigamos editando este archivo si debemos continuar usando este formato por alguna razón. Pero hay funcionalidades de Google Sheets que no están disponibles si nos quedamos con el formato de Office:

Si vas al menú de Herramientas, verás las diferencias más grande: no podemos crear código de Apps Script, tampoco podemos usar complementos como autoCrat, ni crear una Encuesta de Google Forms, usar Macros y tampoco podremos proteger celdas particulares.

Excel en Google Drive:

Google Sheets en Google Drive:

Y eso nos da pie al siguiente paso: si realmente no tienes necesidad de mantener este formato, lo que te recomiendo hacer ahora es ir al menú de Archivo y elegir la opción de Guardar como Hoja de Cálculo de Google.

Esto nos creará una copia del archivo, pero con formato de Google Sheets. Lo podrás identificar fácilmente porque el icono de Google Sheets es diferente.

Y ahora sí, tendremos disponibles todas las funcionalidades que ofrece Google Drive como ventaja.

Excel sigue siendo útil para funciones específicas avanzadas, por ejemplo de finanzas. O si tu archivo tiene más de 5 millones de celdas, Google Sheets no lo podrá abrir y tendrás que seguir usando Excel. Pero para cubrir la mayoría de las funcionalidades, del día a día, Google Drive es más que suficiente.

Esto aplica también para archivos de Word y de Powerpoint. Sí puedes editarlos directamente si lo requieres, pero si tu flujo de trabajo se llevará a cabo principalmente en Google Drive y no requieres más licencias de Office 365, mi recomendación es que aproveches esta conversión de archivos de ahora en adelante.

Editar archivos xlsx sin convertirlos a Google Sheets

Actualización 2018: Google lanzó una extensión oficial que hace todavía más sencillo editar archivos .xslx sin tener instalado Office. Solamente debes usar esta extensión de Google Chrome y arrastrar cualquier archivo de Office (Word, Excel o PowerPoint) a Google Chrome.

Te explicamos paso a paso cómo instalar y usar esta extensión aquí.

Actualización 2020: Ya no es necesario instalar ninguna extensión adicional para editar archivos de Excel, Word o PowerPoint. Basta con subirlos a Google Drive y abrirlos con el servicio correspondiente de hojas de cálculo de Google (Google Sheets), Documentos de Google (Google Docs) o Presentaciones de Google (Google Slides).

Guía en video

Si tienes dudas puedes ver esta misma guía explicada en video:

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