Si estás empezando en el mundo de Google Worspace (previamente G Suite) y vienes de hacer todo en Microsoft Office, seguramente una de las primeras cosas que te estarás preguntando cómo hacer, es editar los archivos xlsx de Excel en Google Drive. Y con razón, porque nadie quiere empezar desde cero el reporte mensual o transcribir a mano el directorio de la empresa.
La buena noticia es que es extremadamente sencillo migrar a hacer todo con Google Sheets (Hojas de Cálculo de Google) en Google Drive, y los beneficios son muchos: no tener que recordar guardar nunca más versiones diferentes del mismo archivo con información desactualizada, compartir y colaborar fácilmente, etc. Vamos directo a ver cómo se hace.
Antes, siempre debías crear una copia de tu archivo de Excel antes de poder editar en Google Drive o instalar extensiones adicionales, pero ahora eso ya no es necesario. Es más, si tienes alguna extensión de este tipo instalada, te recomiendo que la desinstales o la desactives para que no te genere problemas.
Supongamos que tenemos un archivo de Excel en la computadora.
Si lo abrimos en Excel, veremos esto:
Pero ahora quiero colaborar con alguien con esta información, entonces lo primero que que debemos hacer es subirlo a Google Drive. Para ello, vamos a esta dirección: https://drive.google.com. Después de iniciar sesión con nuestra cuenta de Google, veremos la pantalla inicial de Drive y podemos elegir cualquier carpeta para subir nuestro archivo:
Ahora, solo debemos subir el archivo arrastrándolo hacia el navegador, o dando click en el botón azul de Nuevo y eligiendo Subir archivo y buscando el archivo correspondiente.
También podemos lograrlo arrastrando el archivo hacia la ventana del navegador:
Cuando haya finalizado el proceso, podremos ver el archivo en nuestro Drive:
Ahora ya tenemos el archivo en la nube de Google.
Si damos doble click sobre el archivo, podremos previsualizar lo que contiene:
Para editarlo directamente, simplemente damos click en el botón que dice “Abrir con Hojas de cálculo de Google” en la parte superior de la pantalla.
El archivo se abrirá en una pestaña nueva del navegador dentro de Google Sheets.
Aquí hay que tomar en cuenta algo importante: fíjate en la parte superior de la pantalla, y verás que hay una etiqueta que dice .XSLX. Esto nos indica que estamos editando el archivo de Excel directamente, y no una copia. Todo lo que cambies se seguirá guardando en el formato de Excel. Puedes hacer casi todo lo que se puede hacer con la paquetería de Office, sobre todo ediciones básicas y fórmulas generales.
Si quieres volver a guardar este archivo en tu computadora, solamente da click en el menú Archivo – Descargar – y elige Microsoft Excel (.xslx).
Excel vs Google Sheets
Hay que comprender que esto sigue siendo un archivo de Excel, y hace sentido que sigamos editando este archivo si debemos continuar usando este formato por alguna razón. Pero hay funcionalidades de Google Sheets que no están disponibles si nos quedamos con el formato de Office:
Si vas al menú de Herramientas, verás las diferencias más grande: no podemos crear código de Apps Script, tampoco podemos usar complementos como autoCrat, ni crear una Encuesta de Google Forms, usar Macros y tampoco podremos proteger celdas particulares.
Excel en Google Drive:
Google Sheets en Google Drive:
Y eso nos da pie al siguiente paso: si realmente no tienes necesidad de mantener este formato, lo que te recomiendo hacer ahora es ir al menú de Archivo y elegir la opción de Guardar como Hoja de Cálculo de Google.
Esto nos creará una copia del archivo, pero con formato de Google Sheets. Lo podrás identificar fácilmente porque el icono de Google Sheets es diferente.
Y ahora sí, tendremos disponibles todas las funcionalidades que ofrece Google Drive como ventaja.
Excel sigue siendo útil para funciones específicas avanzadas, por ejemplo de finanzas. O si tu archivo tiene más de 5 millones de celdas, Google Sheets no lo podrá abrir y tendrás que seguir usando Excel. Pero para cubrir la mayoría de las funcionalidades, del día a día, Google Drive es más que suficiente.
Esto aplica también para archivos de Word y de Powerpoint. Sí puedes editarlos directamente si lo requieres, pero si tu flujo de trabajo se llevará a cabo principalmente en Google Drive y no requieres más licencias de Office 365, mi recomendación es que aproveches esta conversión de archivos de ahora en adelante.
Editar archivos xlsx sin convertirlos a Google Sheets
Actualización 2018: Google lanzó una extensión oficial que hace todavía más sencillo editar archivos .xslx sin tener instalado Office. Solamente debes usar esta extensión de Google Chrome y arrastrar cualquier archivo de Office (Word, Excel o PowerPoint) a Google Chrome.
Te explicamos paso a paso cómo instalar y usar esta extensión aquí.
Actualización 2020: Ya no es necesario instalar ninguna extensión adicional para editar archivos de Excel, Word o PowerPoint. Basta con subirlos a Google Drive y abrirlos con el servicio correspondiente de hojas de cálculo de Google (Google Sheets), Documentos de Google (Google Docs) o Presentaciones de Google (Google Slides).
Guía en video
Si tienes dudas puedes ver esta misma guía explicada en video:
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Tesel está comprometido para empoderar a las empresas con el uso de la tecnología, y Google es uno de nuestros partners más importantes en esta misión. Si quieres saber cómo obtener los beneficios de Google y Google Workspace (G Suite) en tu empresa, nosotros te podemos ayudar! ¡Contáctanos!
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Muy clara la explicación, gracias
Con mucho gusto, muchas gracias a ti por el comentario Juan Pablo. Espero que puedas visitar y suscribirte a nuestro canal de YouTube. Un saludo.
¿Me podría usted decir como hacer lo opuesto sin descargar el archivo? Es decir, usar Excel para editar una hoja de calculo que ya esta subida a Drive, abriéndolo desde la vista previa. Gracias
Hola Jorge. Para que Excel pueda editar el archivo debe tener acceso físico al mismo, no lo puede hacer en la nube como Google Drive, entonces mi recomendación sería que usaras la herramienta oficial para sincronizar los archivos de Google Drive con tu computadora: https://www.google.com/intl/es/drive/download/ y así los cambios se reflejarán en la nube también.
Muy util. Y sabe que hacer en caso que te diga que el archivo de excel es muy grande y no se puede abrir con hojas de calculo de Google Drive?. Gracias
Hola Carlos, tendrías que partir el archivo antes de subirlo o intentar optimizarlo.
hola como estás? muy interesante la explicación. Quería consultar el porque no se encuentra el boton de editar en una hoja de calculo que tengo que completar con información. Me enviaron el archivo pero no se encuentra ese boton… gracias saludos
Hola Lucina, puede ser que falte que te den permiso de edición en el documento. Si solo tienes permiso de lectura, no podrás editar ese documento, pero sí podrías crear una copia (Archivo – Crear una copia) y enviar una copia modificada. Espero que te ayude, un saludo 😀
Hola, tengo un problema que necesito solucionar urgente!
Necesito compartir con los profesores de mi escuela los archivos para poner las calificaciones de los alumnos, son archivos de excel 2016 que tienen fórmulas y celdas bloqueadas para que por error nadie las modifique pero me encuentro con el gran problema que el archivo pierde todas sus propiedades, se ven las fórmulas, los profesores podrían borrar lo que quisieran, cambiar los nombres de los alumnos, etc. y además no funciona el formato condicional que pone colores distintos a las notas de acuerdo a su valor, ni sale el mensaje de error en caso que pongan notas que no estén en el rango que corresponde.
¿Qué hago? ¿Tantas horas que dediqué a programar el software fueron en vano y cada archivo va a quedar desconfigurado? Help!!
Hola María. En Google Sheets todavía no hay un símil de la funcionalidad de proteger las fórmulas del mismo documento como en Excel, pero un truco para realizarlo es tener dos archivos separados, uno con las fórmulas que solo tú veas, y otro que solamente consulte los datos finales con la fórmula IMPORTRANGE. El segundo documento es el que compartirías con todos sin miedo a que vean ni editen fórmulas. Puedes consultar cómo usar IMPORTRANGE en esta otra guía: https://tesel.mx/traer-datos-de-otra-hoja-de-calculo-en-google-sheets-4078/ . Si necesitan trabajar desde Excel y es un proceso crítico, honestamente lo mejor sería que compartieran el documento desde la nube de Microsoft/OneDrive/Office 365 para mantener las funcionalidades. Espero que te ayude 😀
Muchas gracias Alekz, voy a investigar sobre lo que me comentaste con respecto a IMPORTRANGE ya que no puedo usar Microsoft/OneDrive porque la mayoría de los docentes no tienen los recursos tecnológicos ni de conocimiento de la tecnología como para que usen OneDrive y me demoraría la tarea.
Gracias por ayudarme!
Hola Alekz
Subí unos archivos a drive pero no me respeta formulas que tengo ni puedo editarlo bien está en .xlsm
hay alguna manera de que pueda editarlo mediante drive o por las macros debe ser solo por excel ?
Gracias.
Subí un archivo excel a mi drive, lo edité abriéndolo como Hoja de Cálculo y resulta que cuando lo descargo como excel, varias fórmulas me cambiaron. Qué puedo hacer para la sincronización?
Hola Alekz, tengo unas dudas, espero que me puedas orientar, tengo un archivo excel con muchas fórmulas , al compartir el archivo , las fórmulas ya no calculan , supongo que debe ser por los permisos, pero no se como corregirlo, agradeceré tu ayuda…
Alekz, Disculpa me confundi, tengo un archivo excel con muchas fórmulas , AL HACER UNA COPIA DEL ARCHIVO
las fórmulas ya no calculan , supongo que debe ser por los permisos, pero no se como corregirlo, agradeceré tu ayuda…
Hola Amparito, te recomiendo convertir el archivo a hoja de cálculo de Google Sheets para ver si así se soluciona, porque las funciones de Excel están algo limitadas cuando se edita directamente en Drive. También podría ser alguna fórmula o permiso especial que no soporte la conversión de Excel a Sheets. Asegúrate de tener permisos de edición en la parte superior derecha de la pantalla en el botón ‘Compartir’. Espero que te ayude 😀
Hola tengo un archivo de en mi drive con la extencion .XLSX, El cual esta compartido con varias usuarios como puedo hacer para cambiar el formato a Excel Sheets sin tener que crear otra hoja