Cuando hacemos un formulario de Google, podemos fácilmente pedir que se ingresen fotos o imágenes adjuntas con cada respuesta. Estas imágenes se guardan en nuestro Google Drive, y la hoja de cálculo resultante nos provee una liga a cada archivo en una columna. Hasta ahí todo bien, pero, ¿no sería más fácil revisar todas esas imágenes si pudiéramos verlas en esta misma hoja? Dar click en cada link por separado y abrir una nueva pestaña por imagen es algo tardado, entonces hoy vamos a ver un método muy sencillo para poder visualizar esas imágenes directamente en la hoja de cálculo.
Configurando el formulario de Google Forms para recibir una imagen
Lo primero que haremos será configurar correctamente nuestro formulario para recibir una imagen en cada respuesta. Para nuestro ejemplo vamos a imaginarnos que necesitamos tener el registro de jugadores en un torneo, y les pediremos que ingresen su nombre y su foto.
Entonces, comenzamos creando un nuevo formulario desde Google Drive o desde la dirección: https://forms.new . Llenamos lo típico: el nombre del formulario, el título; y agregamos las dos preguntas que dijimos:
- Nombre, con el tipo ‘Respuesta breve‘.
- Foto, con el tipo ‘Carga de archivos‘. Aquí, nos conviene activar la opción de solamente permitir archivos específicos de Imagen
Eso es suficiente por ahora para las preguntas, pero falta hacer una última cosa. Debemos asegurarnos de que esta información se recogerá en una hoja de cálculo de Google Sheets. Entonces, en el formulario en la pestaña de Respuestas buscamos el icono de Google Sheets y lo presionamos para crear y ligar una hoja de cálculo a este formulario.
Nos preguntará si queremos crear una hoja de cálculo nueva o ligar una hoja existente, entonces le decimos que queremos crear una nueva.
Automáticamente nos llevará a la hoja de cálculo nueva con las columnas correspondientes a las respuestas que configuramos.
Recibiendo respuestas en el formulario de Google Forms
Si enviamos el formulario y comenzamos a recibir respuestas, podremos ver cómo se va llenando de información nuestra hoja de cálculo con el nombre y un link de Google Drive hacia cada foto subida.
Es importante tomar en cuenta que al activar la función de carga de archivos a tu Google Drive, cuando envíes el formulario, se le pedirá a los que lo llenen que utilicen una cuenta de Google.
Mostrar cada foto subida de Google Forms como imagen en Google Sheets
Ahora viene el paso principal, porque el objetivo que teníamos desde el principio era poder configurar esta hoja para mostrar las imágenes en cada celda.
Para mostrar cada foto subida de Google Forms como imagen en Google Sheets, tenemos que usar la fórmula IMAGE de una forma especial, porque si la usamos directamente, no funcionará:
Y antes de seguir, también debemos de marcar la carpeta con las imágenes de Google Drive con el permiso de Cualquier persona que tenga el vínculo. Esto es necesario para que Google Sheets pueda acceder a las imágenes desde la nube. Toma esto en cuenta por razones de seguridad de tu información.
Ahora sí, usando un truco que hemos revisado en otra ocasión para insertar imágenes dentro de celdas, será posible ver estas imágenes directamente en la hoja. Este método consiste en separar el identificador de archivo de la URL de Google Drive que nos proporciona Google Forms, y concatenarlo con una dirección que expondrá la imagen para poder ser utilizada correctamente.
Queremos pasar de este formato:
https://drive.google.com/open?id=XXXXXXXXXXXXXX
A este otro formato:
https://drive.google.com/uc?id=XXXXXXXXXXXXXX
Para lograr extraer ese identificador, te comparto esta expresión regular que hará el trabajo por nosotros, y tendremos que insertarla en la fórmular REGEXTRACT:
\bhttps:\/\/drive.google.com\/open\?id=\b(.*)
Si juntamos todo en una sola fórmula que combina IMAGE y REGEXTRACT, se verá así para la primera fila:
=IMAGE("https://drive.google.com/uc?id="®EXEXTRACT(C2,"\bhttps:\/\/drive\.google\.com\/open\?id=\b(.*)"))
El resultado es que ahora sí vemos las imágenes que nos enviaron desde Google Forms. Si arrastras la fórmula y ajustas el formato y la altura de las filas, tendrás un pequeño catálogo de fotos muy útil de revisar en tu hoja de cálculo:
¡Y listo! Ahora ya sabes cómo integrar imágenes o fotos de los formularios de Google Forms en tus hojas de cálculo de Google Sheets.
Guía en video
Si tienes dudas puedes ver esta misma guía explicada en video:
¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Se puede utilizar la fórmula con arrayformula?
Para que sea de forma secuencial?
2.se podría dejar el alto del la celda establecida para no tener que agrandarla cada vez que se suba un dato 😀
Hola, felicitarte por la metodologia que aplicas muy buena. si no es molestia en un formulario nos muestra el link de la foto que se cargo.
Pregunto:
para que en la hoja de calculo aplique de forma automatica sin necesidad de arrastras las celdas ¿Cómo se aplicaria la formula de ser asi o que moladalidad se aplicaria automaticamente?
Tengo certificados que van con la foto del estudiante y me gustaria que en el PDF salga de forma automatica (PD: ya utilizo autocrat)
Gracias de antemano, tus consejos me ayudan para conservas la chamba. saludos
Hola Javier, muchas gracias por tus comentarios, con mucho gusto. Para la primera pregunta que haces puedes usar ArrayFormula para incluir todo un rango en vez de tener que arrastrar la fórmula. En esta otra guía explico el método para usar autocrat para lo que buscas: https://tesel.mx/como-crear-reconocimientos-automaticos-con-google-slides-y-google-sheets-7650/
Espero que te ayude 😀
Hola BUenos Días… hay alguna manera de modificar el nombre de las imagenes que se adjuntan en los formularios?, el nombre que quiero darle a las imagenes es concaternar dos respuestas del formularios… muchas gracias….
Hola Victor. Sería posible usando código de Apps Script y el evento onFormSubmit. Otra opción que no requeriría código sería que pidieras un campo de texto con la información que necesitas. Espero que te sirva 😀
Hola AlekZ, cómo estás ?
Muy bueno el tutorial !!!!!
Te hago una consulta, una vez que tengo una hoja como la del ejemplo, como puedo hacer para que, si mando a imprimir esa hoja, se impriman también las imágenes ?
En la vista preliminar que aparece al mandar a imprimir ( control + p ) las imágenes se visualizan correctamente, pero al imprimirlar ( pdf ) las imágenes , o no salen, o sale solo 1.
En otra hoja del mismo libro tengo una plantilla que me trae datos de otras hojas. Para traer la foto que necesito imprimir utilizo la siguiente fórmula :
=IMAGE(“https://drive.google.com/uc?id=” & REGEXEXTRACT (VLOOKUP(B24;BD_Fotos_!C:D;2;FALSE);”\bhttps:\/\/drive.google.com\/open\?id=\b(.*)”))
La imágen la trae y la muestra correctamente en la celda, lo que no logro tampoco, es que al querer imprimir esa hoja, la imagen salga impresa. A pesar de que en la vista previa de impresión si la muestre. Al generar el Pdf , la imágen no está.
Hola Carlos, acabo de probar ambas formas de exportar a PDF, a través de Archivo – Imprimir y de Archivo – Descargar como – PDF, y sí he podido obtener el PDF con las imágenes. Solo para estar seguro fíjate que esté actualizado tu Google Chrome (o el navegador que uses) en la parte superior derecha (3 puntos) – Ayuda – Acerca de Google Chrome. Espero que te sirva y lo puedas resolver 😀
Hola lo mas seguro es la impresora que estes manejando para extraer los pdf,
intenta con otra
perdona la la consulta se puede extraer el nombre del archivo , el nombre real.
Hola Cedric, sí es posible, solo habría que usar un poco de código de Apps Script, no se podría hacer solamente con las fórmulas. Espero que te ayude 😀
Se puede hacer esto si es una cuenta corporativa de G Suite? No aparece la opción de “Cualquier persona que tenga el vínculo”, aparece la opción “Cualquiera en este grupo que tenga el link”. No aparece ningún error en la formula pero la celda queda en blanco.
Es verdad también lo intente y sale en blanco !
Hola Willy, asegúrate de estar usando https y que las imágenes tengan los permisos adecuados. 😀
Hola mil gracias por tu video!!!
Saludos desde Colombia
no me quiere agarrar el codigo me dice que la formula tiene un error he seguido todos los pasos pero nada
la formula =IMAGE(“https://drive.google.com/uc?id=”®EXEXTRACT(Y2 ,”\bhttps:\/\/drive.google.com\/open\?id=\b(.*)”)) me genera error
Hola Juan. A mi me funcionó cambiandolo en la expresión de REGEXEXTRACT después de la celda en la que se encuentra la imagen de una “,” (coma) a “;” (un punto y coma). Quedaría algo así (espero te funcione… a mi si): =IMAGE(“https://drive.google.com/uc?id=”®EXEXTRACT(Y2 ;”\bhttps:\/\/drive.google.com\/open\?id=\b(.*)”))
Yo cambié también las comillas, cuando copié y pegué de acá me puso otras. Las reemplacé escribiendo expresamente las de mi teclado.
Hola Eduardo, a mí me sale el mismo error. ¿Lograste resolver?, para saber como lo hiciste.
Buen día Alekz, tengo el formulario para pasar los datos de un certificado, y los paso a un PDF a través de una plantilla, lo estoy programando, con app scirpt, me podrías colaborar?? pues salen los datos pero no la imagen.
ERROR > 2 SOLUCIONES
1) No funciona con imágenes en PNG. Esta es una causa de ERROR.
2) Con la COMA (,) no me funcionó, la cambié por PUNTO Y COMA (;) y todo bien. Cuidado al copiar la fórmula dado que podría la hoja cambiar el punto y coma a coma y no les funcionaría. Pero eso debe estar sujeto a la configuración de la hoja (PAIS). A mí me ocurrió que las pruebas la hice en un primer libro y luego de encontrar de que el error era el PNG, fui a copiar la fórmula y llevarla al libro final y allí me cambio de punto y coma a coma y me costó darme cuenta del problema.