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Cuando hacemos un formulario de Google, podemos fácilmente pedir que se ingresen fotos o imágenes adjuntas con cada respuesta. Estas imágenes se guardan en nuestro Google Drive, y la hoja de cálculo resultante nos provee una liga a cada archivo en una columna. Hasta ahí todo bien, pero, ¿no sería más fácil revisar todas esas imágenes si pudiéramos verlas en esta misma hoja? Dar click en cada link por separado y abrir una nueva pestaña por imagen es algo tardado, entonces hoy vamos a ver un método muy sencillo para poder visualizar esas imágenes directamente en la hoja de cálculo.

Configurando el formulario de Google Forms para recibir una imagen

Lo primero que haremos será configurar correctamente nuestro formulario para recibir una imagen en cada respuesta. Para nuestro ejemplo vamos a imaginarnos que necesitamos tener el registro de jugadores en un torneo, y les pediremos que ingresen su nombre y su foto.

Entonces, comenzamos creando un nuevo formulario desde Google Drive o desde la dirección: https://forms.new . Llenamos lo típico: el nombre del formulario, el título; y agregamos las dos preguntas que dijimos:

  • Nombre, con el tipo ‘Respuesta breve‘.
  • Foto, con el tipo ‘Carga de archivos‘. Aquí, nos conviene activar la opción de solamente permitir archivos específicos de Imagen

Eso es suficiente por ahora para las preguntas, pero falta hacer una última cosa. Debemos asegurarnos de que esta información se recogerá en una hoja de cálculo de Google Sheets. Entonces, en el formulario en la pestaña de Respuestas buscamos el icono de Google Sheets y lo presionamos para crear y ligar una hoja de cálculo a este formulario.

Nos preguntará si queremos crear una hoja de cálculo nueva o ligar una hoja existente, entonces le decimos que queremos crear una nueva.

Automáticamente nos llevará a la hoja de cálculo nueva con las columnas correspondientes a las respuestas que configuramos.

Recibiendo respuestas en el formulario de Google Forms

Si enviamos el formulario y comenzamos a recibir respuestas, podremos ver cómo se va llenando de información nuestra hoja de cálculo con el nombre y un link de Google Drive hacia cada foto subida.

Es importante tomar en cuenta que al activar la función de carga de archivos a tu Google Drive, cuando envíes el formulario, se le pedirá a los que lo llenen que utilicen una cuenta de Google.

Mostrar cada foto subida de Google Forms como imagen en Google Sheets

Ahora viene el paso principal, porque el objetivo que teníamos desde el principio era poder configurar esta hoja para mostrar las imágenes en cada celda.

Para mostrar cada foto subida de Google Forms como imagen en Google Sheets, tenemos que usar la fórmula IMAGE de una forma especial, porque si la usamos directamente, no funcionará:

Y antes de seguir, también debemos de marcar la carpeta con las imágenes de Google Drive con el permiso de Cualquier persona que tenga el vínculo. Esto es necesario para que Google Sheets pueda acceder a las imágenes desde la nube. Toma esto en cuenta por razones de seguridad de tu información.

Ahora sí, usando un truco que hemos revisado en otra ocasión para insertar imágenes dentro de celdas, será posible ver estas imágenes directamente en la hoja. Este método consiste en separar el identificador de archivo de la URL de Google Drive que nos proporciona Google Forms, y concatenarlo con una dirección que expondrá la imagen para poder ser utilizada correctamente.

Queremos pasar de este formato:

https://drive.google.com/open?id=XXXXXXXXXXXXXX

A este otro formato:

https://drive.google.com/uc?id=XXXXXXXXXXXXXX

Para lograr extraer ese identificador, te comparto esta expresión regular que hará el trabajo por nosotros, y tendremos que insertarla en la fórmular REGEXTRACT:

\bhttps:\/\/drive.google.com\/open\?id=\b(.*)

Si juntamos todo en una sola fórmula que combina IMAGE y REGEXTRACT, se verá así para la primera fila:

=IMAGE("https://drive.google.com/uc?id="&REGEXEXTRACT(C2,"\bhttps:\/\/drive\.google\.com\/open\?id=\b(.*)"))

El resultado es que ahora sí vemos las imágenes que nos enviaron desde Google Forms. Si arrastras la fórmula y ajustas el formato y la altura de las filas, tendrás un pequeño catálogo de fotos muy útil de revisar en tu hoja de cálculo:

¡Y listo! Ahora ya sabes cómo integrar imágenes o fotos de los formularios de Google Forms en tus hojas de cálculo de Google Sheets.

Guía en video

Si tienes dudas puedes ver esta misma guía explicada en video:

¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.