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Recibir un reconocimiento o certificado personalizado por participar en un taller o un seminario es muy satisfactorio para el asistente. Es una práctica muy común que aunque muchas veces tenga una validez simbólica, sirve para cerrar el ciclo del aprendizaje y comenzar uno nuevo.

Lo que podría no ser tan trivial es el trabajo de crear estos reconocimientos uno por uno, sobre todo cuando son muchos los alumnos o muchos tipos de eventos para los que deben ser creados. Hoy vamos a ver cómo automatizar esta tarea con una herramienta que tenemos a la mano y que hemos usado antes para combinar correspondencia, Autocrat. Vamos a sumarla a algo nuevo para lo que no la hemos usado: presentaciones de Google también llamadas Google Slides.

Preparando nuestro reconocimiento

Lo primero que necesitamos tener listo es nuestro diseño de reconocimiento o certificado. Para este ejemplo vamos a empezar con algo sencillo. Esta es una plantilla que modifiqué a partir de una de las plantillas mismas que Google provee para todos, y puedes usar simplemente copiándola a tu Google Drive:

Como puedes darte cuenta, tenemos 3 textos aquí que son variables:

  • El nombre de la persona recibiendo el reconocimiento
  • El nombre del taller
  • La fecha de entrega

Y en realidad pueden ser más, pero por ahora, para practicar, esos nos sirven perfectamente.

Consideremos algunos aspectos que nos pueden tomar por sorpresa más tarde, como qué tan largo puede llegar a ser el nombre de una persona y del taller, ya que al intentar generarlos automáticamente, puede pasarnos que el nombre se sale del margen. Para eso, hice esta caja de texto lo suficientemente grande como para que el texto interno pueda ocupar hasta 2 líneas:

Y también asegurar que esté centrado verticalmente en el medio:

Preparar variables del reconocimiento automático para reemplazar

Bien, ahora que estamos seguros de nuestro diseño, vamos a crear las variables necesarias para que podamos generar muchos de estos reconocimientos automáticamente con una hoja de cálculo de Google Sheets.

Nuestras variables serán:

  • <<Nombre>>
  • <<Taller>>
  • <<Fecha>>

Debemos usar los caracteres << y >> para que autoCrat pueda reconocerlos como los nombres de columna en la hoja de cálculo que usaremos a continuación. Puedes crear tantas variables como columnas quieras hacer.

Preparamos una hoja de cálculo con la información de los reconocimientos

Lo siguiente será preparar nuestra información en una hoja de cálculo como la diseñamos en el reconocimiento automático. Para este ejemplo tendremos tres columnas: Nombre, Taller y Fecha, cada una con los datos de cada reconocimiento a crear.

Si quieres, puedes usar esta misma plantilla de Google Sheets para el ejercicio:

Instalando el complemento autoCrat

Lo que permite que podamos crear cada recocimiento a partir de esta hoja de cálculo, es un complemento gratuito que ya habíamos visto en la guía para combinar correspondencia con Google Docs. Se trata de Autocrat, que simplemente debemos instalar en esta liga:

Una vez instalado y aceptados los permisos necesarios, refrescamos la pestaña de nuestra hoja de cálculo y vamos al menú: Complementos – Autocrat – Launch

Vemos que se abre una pantalla nueva. En ella, hacemos click en el botón de NEW JOB

En el paso 1 le damos el nombre de «Reconocimientos»

Ahora en el paso 2, debemos elegir una plantilla. En este caso, será el documento de presentaciones de Google Slides que acabamos de crear. Entonces lo buscamos con el botón From drive:

Una columna por cada variable

Una vez listo, damos click en el botón de Next para ir al siguiente paso. Aquí, solo debemos elegir la pestaña correspondiente en la opción de Merge tab

Y asegurarnos de que cada columna empate correctamente con la variable elegida, es decir, que la variable Nombre esté mapeada a la columna Nombre, y lo mismo con Fecha y Taller.

En el siguiente paso, elegimos el nombre de los archivos que se van a crear por separado. Puedes usar las mismas variables para que puedas reconocer los archivos entre todos los creados, por ejemplo:

  • Reconocimiento - <<Nombre>> - <<Taller>>

Y en el tipo de archivo, puedes elegir si quieres crear un archivo de presentación por cada reconocimiento, por si quieres ajustarlos individualmente después. O bien, puedes elegir crear un archivo PDF por cada reconocimiento, si quieres tenerlos listos para enviar o imprimir. Todo esto, eligiendo Output as – Multiple output mode (classic mode)

NOTA: También puedes crear un solo archivo donde cada diapositiva sea un reconocimiento, si eliges la opción Single output mode.

En el paso 5, elegimos la carpeta donde van a ser creados nuestros archivos

Opciones adicionales de Autocrat

En el paso 6, podríamos elegir una columna que indicara en qué carpeta debe generarse cada archivo. Para esto solamente debería contener el ID de esa carpeta, pero este paso nos lo saltaremos por ahora, porque solo tenemos una carpeta:

Tampoco tenemos condiciones especiales (y esta guía se alargaría ya mucho), entonces avanzamos también en el paso 7 sobre condiciones para crear los archivos:

En el paso 8, podemos elegir si compartir el resultado por correo automáticamente. Este paso depende de cada quién entonces úsalo si lo necesitas eligiendo Yes en la pregunta de Share doc?. Por ahora nosotros le daremos Next, porque necesitamos ajustar los resultados antes de compartir los reconocimientos:

Y finalmente en el paso 9, podemos programar la creación automática de los reconocimientos. Por ahora dejemos esto así y damos click en el botón SAVE

Generando los reconocimientos

Lo último que nos queda por hacer es dar click en el botón de Run Job (marcado por un icono de reproducir):

Y veremos cómo comienza a trabajar Autocrat, creando nuestros archivos con las opciones que le dimos

En las columnas nuevas que Autocrat nos creó, podemos ir a cada reconocimiento para revisar que todo esté en orden:

Y en la carpeta que elegimos, podemos ver también que tenemos todos los reconocimientos creados correctamente:

¡Y listo! Ya puedes generar certificados o reconocimientos fácilmente, con la información que necesites, en unos cuantos minutos.

¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.