La productividad es algo valiosísimo en el trabajo porque nos permite hacer más y de mejor calidad, en menos tiempo. Repetir la misma tarea de forma rutinaria es una pérdida de productividad, sobre todo si podemos automatizarla. Una tarea muy común que cumple con esta descripción es tener un formato o plantilla, por ejemplo, de una carta que no cambia, de la que tenemos que generar muchas versiones en las que solo modificamos el nombre de la persona a la que va dirigida.
Aprendamos a automatizar este escenario: Tenemos un formato de carta responsiva de equipo de cómputo que debe ser impreso y firmado por 20 personas distintas, ya que van a llevarse el equipo para trabajar en su casa. Realmente el texto que llevará el formato es el mismo para las 20 personas, cambiando solamente el nombre y el identificador del equipo que se llevan.
Esta es nuestro formato, nota que los campos a reemplazar tienen estos signos antes << y después >> porque esa es la información variable de cada formato. Puedes tomar el formato de aquí y crear una copia para ti y seguir el ejemplo.
Mediante la presente carta responsiva, hago constar que yo, <<Nombre>>, recibí el equipo con el identificador número <<Identificador>>, el día de hoy, con motivo de facilitar el trabajo en casa. Me responsabilizo de su cuidado y de entregarlo de vuelta si se me solicita.Atentamente,
______________________<<Nombre>><<Puesto>>
Podríamos hacer las 20 cartas manualmente, tomándonos alrededor de una hora, con el riesgo de equivocarnos en alguna carta. Pero, ¿y si mejor hacemos una relación de las personas, su puesto y los equipos? Con esa información, podríamos generar cartas desde una hoja de cálculo al mismo tiempo.
Vamos a preparar la información en una hoja de cálculo de Google (que puedes copiar de aquí), vamos a ejemplificar con 7 cartas por ahora, pero pueden ser las que sean:
Bueno, ya tenemos la información y el formato, ahora, vamos a generar las cartas automáticamente.
Para esto, necesitamos primero activar un complemento para Google Sheets llamado Autocrat para combinar correspondencia, yendo a esta liga:
También es posible buscarla en el menú Complementos – Descargar complementos… y buscar Autocrat. Solo asegúrate de estar en la hoja de cálculo, no el documento.
Damos click en el botón de Instalar de forma individual, y después aceptamos los permisos que pide el complemento para funcionar (se pueden revocar en cualquier momento):
Ahora, veremos un menú dentro de Complementos llamado autoCrat. De ahí, elegimos la opción Open:
Ahora veremos una ventana nueva con los pasos de autoCrat para poder empezar a hacer mail merge / combinar correspondencia.
Primero, hacemos click en el botón New Job, le damos un nombre y damos click en Next:
Aquí elegiremos la plantilla que creamos de la carta responsiva, dando click en el botón From drive elegimos el documento de Google Docs que acabamos de crear:
Damos click en Next y veremos cómo autoCrat ha detectado las variables en el documento que queremos usar, porque tenían los signos de << y >> , y las ha mapeado automáticamente a las columnas de la hoja de cálculo. Recuerda elegir también la pestaña que quieres utilizar. y que la información de Header row (la fila donde tienes los encabezados) y donde empiezan los datos (First data row) sean correctos:
Ahora, vamos a elegir el nombre que llevará cada documento nuevo y si queremos generar ya un PDF o un documento de Google Docs. Puedes usar los mismos identificadores del documento para el nombre del archivo:
Carta responsiva de equipo - <<Nombre>> - <<Identificador>>
Ahora, elegimos el directorio donde quedarán generados estos archivos:
Por ahora solo da Next en las siguientes pantallas opcionales, y en el paso 9 concluimos dando click en el botón Save:
Ya estamos listos para generar los documentos, en la última pantalla tenemos el proceso ya definido y listo para ejecutar. Haz click en el botón de Run job (el que tiene el icono de reproducir ( ▶):
Ahora solo debemos esperar a que autoCrat termine de hacer su trabajo y veremos el resultado en unas nuevas columnas en la hoja de cálculo, que contienen ligas hacia cada documento individual creado:
Si vamos a Google Drive – Mi Unidad y navegamos al directorio donde le indicamos a autoCrat generar todo, veremos que se crearon todos los documentos satisfactoriamente:
Plantilla
Guía en video
Ya existe una versión en video de esta guía, chécala:
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Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Hola.
Y saben como configurar esos jobs para que se ejecuten solos? Es decir, cada vez que haya un nuevo registro en el formulario, se gatille el job?
La verdad, eso funciona cuando el cambio es en la sheet del formulario, pero lo que tengo que hacer es, en otra hoja, complementar los datos del formulario agregando varios campos adicionales extraidos desde otra google sheet, y luego necesito que se ejecute el job.
Quedo atento.
Hola Omer. Sí es posible, con un poco más de configuración de triggers basados en fechas. En esta liga
de documentación oficial puedes encontrar más información 😉
Hola, muy buen dato, sabrás de casualidad como hacer para que los envíe por correo de gmail?
Hola Fernando, sí es posible, en la pantalla 8 del proceso de autoCrat puedes elegir la opción de Share doc & send emails 🙂
Quiero saber como hacer para enviar solo, el documento que genere sólo a algunos de los de la lista que estan en la hoja de cálculo. Por ejemplo se inscriben 10 a un curso pero sólo 8 lo terminan y los voy a certificar a esos 8 no más. Como hago pa
ra enviarles en certificado solo a ellos. Gracias.
¡Hola! Hay una parte del proceso que te permite elegir una condición para generar o no los documentos, pero lo que yo te recomendaría mejor es filtrar solo la información que quieres en otra hoja, con las mismas fórmulas de Google Sheets y tener esa hoja independiente solo para autoCrat. ¡Saludos!
Hola cuál sería la parte del proceso que te permitiría elegir solo determinada condición?
Hola Pepe. Eso lo puedes hacer en el paso 7 del proceso de Autocrat, donde puedes establecer condiciones para combinar o no ciertas filas. Si tu proceso es más complicado, es más recomendable hacer otro “job” de Autocrat y ejecutarlo por separado.
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Hola
¿Sabes si puedo agrupar varios registros en un solo documento?
¡Hola! Solamente debes hacer más columnas y más variables ligadas a cada una. No sé si a eso te refieres con agrupar varios registros.
ya lo realice pero no me aparecen los nombres, es la misma carta con el mismo nombre.
¡Hola! Fíjate que estés conectando correctamente el documento de tu plantilla con los nombres de las variables exactamente, y que autoCrat esté reconociéndolas junto con las columnas.
Necesito combinar una correspondencia asignando actividades por persona, corriendo el complemento siguiendo las instrucciones, me genera una carta por actividad, así que una persona va a tener 5 o 10 cartas, requiero que se unan estos registros por carta, como la función directorio de word. Esto es posible??
Uno en la pestaña 8 puede de alguna forma enviar los correos usando de forma automatica una columna donde esten los mismos o esto no lo puede hacer el autocrat?
Sí, vas por buen camino, solamente desde antes en el paso 3 tendrías que mapear una columna con la dirección de correo que se llamara por ejemplo Correo y usar
<>en el destinatario.Hola fijate que ahora inicio autocrat y me da error desde el principio me dice duplicidad y ya quite todas las hojas y aún así me da error que puedo hacer….gracias
Hola Dely, según la documentación de Autocrat, ese error se debe a que podrías tener celdas vacías en tus encabezados y Autocrat no las puede mapear. Te recomiendo revisar eso aquí: https://docs.google.com/document/d/1WTGSSlH6gwUHpipusPKLIsgfFUamDbFbJ7JaoG6-ZBo/edit#heading=h.olfldlrass9r Espero haberte ayudado ¡Saludos!
Buenas tardes. Ya instalé autocrat, pero en la barra de herramientas no me aparece COMPLEMENTOS, y no puedo abrir autocrat. En los nueve puntitos, no me aparece como complemento, pero si lo quiero volver a bajar, me dice que ya está instalado. Ayuda!
Hola Claudia. Algunas veces el complemento da error por temas de autenticación por ser de terceros y no de Google mismo, prueba salir de tu sesión e iniciarla de nuevo y reinstalando el complemento. Otra razón puede ser que no esté actualizado tu navegador o que sea un tema del cache u otra extensión que esté interfiriendo. Para asegurarte de que no es nada de eso, prueba abriéndolo en una ventana de incognito (CTRL + SHIFT + N). Espero haberte ayudado, ¡saludos!
En mi experiencia, no aparece en COMPLEMENTOS ya que tu archivo es de excel, para que este complemento funcione tiene que ser una hoja de calculo de google.
Hola, ¿cómo puedo hacer para que todos esos registros de generen en un solo archivo PDF y no es uno solo? De antemano mil gracias.
Hola Marité. No entendí bien la formulación de tu pregunta, ¿te refieres a hacer un PDF en vez de un documento de Google Docs? Si es así, en el paso 4 de Autocrat puedes elegir la opción de PDF en vez de Google Docs.
Hola Marité, después de revisarlo de nuevo, creo que la opción que buscas es Single output en el paso 4, en vez de Multi output. Un saludo.
Creo que es lo mismo que yo quisiera saber, si en vez de crear un doc para cada fila, uno quisiera que generara solo un pdf con la cantidad de filas como hojas de ese único pdf. Saludos!
Hola Rodolfo. En el paso 4 hay una opción que se llama Output as, y ahí puedes elegir crear un solo documento con la opción Single output. Espero haber entendido tu pregunta, ¡saludos de vuelta!
Hola Rodolfo, gracias por esta información, serías tan amable de indicarme ahora como puedo hacer etiquetas ya que tengo una base de datos con los nombres de todas las personas a quien ya hice estas cartas, de antemano mil gracias. Saludos
Hola Judith. Para crear las etiquetas debes hacer tu plantilla de esta forma: <> en donde debe ir el nombre, por ejemplo, y la columna en tu base de datos de la hoja de cálculo debe llamarse Nombre también. Después sigues la guía tal cual y debes llegar al resultado de todas tus cartas generadas. Si se te complica puedes ver la guía demostrada en video paso a paso en esta liga: https://youtu.be/7iT2ztX88To
Espero que te sea de ayuda, ¡saludos!
Muy buen articulo me ha sido super util pero me preguntaba si se podria llegar a mandar los correos de manera automatica cada vez que se registre alguien
Muchas gracias Saludos
Hola Álvaro gracias por tu comentario. Para lo que dices tendrías que hacer algo más especializado, aunque no es muy difícil. Justamente acabo de escribir un post al respecto donde hay código que puedes adaptar a tus necesidades: https://tesel.mx/enviar-correos-desde-google-sheets-7892/
Un saludo y espero que puedas suscribirte a nuestro canal de YouTube.
Hola! A la hora de quere seleccionar el documento en Drive para que a ese “word” aplique los datos, no me aparecen en el drive (es decir en el paso “Choose Template”) no me sale mi documento y si lo tengo en el drive. ¿cómo lo puedo resolver?
Hola Sofía, puede ser que tu documento de Word tengas que convertirlo primero al formato de Google Docs (si dice .DOCX junto al título). Eso lo puedes hacer en Archivo – Guardar como documento de Google.
Buenos dias.
¿ Hay posibilidad de llevar imágenes, tipo fotografia?
Gracias
Hola Mario, sí es posible, explico ese proceso particular en esta otra guía: https://tesel.mx/combinar-correspondencia-con-imagenes-en-autocrat-con-google-docs-y-google-sheets-8023/ . Espero que te sirva, ¡un saludo!
Hola Mario, sí se puede, en esta otra guía te explico cómo: https://tesel.mx/combinar-correspondencia-con-imagenes-en-autocrat-con-google-docs-y-google-sheets-8023/
Un saludo 😀
Hola yo tengo una duda, se podría ejecutar desde un botón, sin entrar a autocrat , open, ejecutar, se pueden evitar esos pasos
Hola. Desde un botón no pero sí puedes programar Autocrat para que se ejecute dependiendo de ciertas condiciones, como cada cierto tiempo por ejemplo. Eso lo encuentras en el paso 9 llamado Job Triggers. Espero que te ayude 😀
Hola, disculpa quiero que mi documento creado con autocrat tenga un folio una vez que conteste un formulario, es decir me gustaría que tuviera un folio o un consecutivo en la parte superior derecha, me puedes ayudar diciéndome como puedo hacerlo?
Hola, puedo hacer que el autocrat trabaje con 2 hojas de calculo, me explico: ya me habian creado una en la cual genera plantillas informativas, requiero hacer otra hoja de calculo con parte de la informacion de la 1era hoja más nueva informacion . Es posible?
Hola Marianne, sí es posible, solamente debes organizar tus hojas de tal manera que Autocrat pueda generar los documentos a partir de filas. Puedes usar la fórmula IMPORTRANGE para traer la información entre las hojas y referenciarlas fácilmente. En esta guía explico cómo hacer eso: https://youtu.be/I4MKnah-N2A . Espero que te ayude 😀
Hola! Qué maravilla de información, muy útil, gracias.
¿Cómo puedo hacer para que, además de generar la automatización del envío de mails, vayan adjuntos documentos? Más concretamente, a cada persona, ha de llegarle un pdf adjunto diferente.
Gracias por tus consejos y guías!
buenas tardes, como puedo programar para que llegue el correo de acuerdo a una fecha en especifica
Porque no me detecta las variables todas las hjojas se quedan con la informacion de la carta principal, sin ningun dato.
Hola Lourdes, asegúrate de haber mapeado correctamente las etiquetas a las columnas de tu hoja en el paso 3. Espero que te ayude 😀
Hola Alekz, muy interesante tu artículo. Me encantó. Pero tengo una pregunta. ¿Es posible realizar la misma tarea u acción, pero en lugar de generar un documento en google doc, poder enviar por mail a cada línea del excel, un mail?. O sea, lo mismo, pero que en lugar de generar documento en el drive, que mande por mail ese texto.
Gracias
Hola Alekz, gracias por la información. Tengo una pregunta yo ya realice una combinación entre excel y doc con autocrat, pero si otro día ingreso nuevos datos en excel, como hago para que los combine nuevamente?
Hola Vanessa, para que funcione Autocrat tienes que convertir tu archivo primero a Google Sheets (Hojas de cálculo de Google). Para crear un nuevo documento con otros datos, solamente tienes que crear una nueva fila con los mismos encabezados y Autocrat hará un documento nuevo. Espero haberte ayudado 😀
Buenas tardes, se puede ajustar la correspondencia en el encabezado de un documento para que aparezca ese encabezado en todas las paginas
Buenas tardes, quisiera saber como detener un trabajo de autocrat.
Hola, buenas tardes!
Se puede hacer que autocrat envíe en un solo documento PDF 8 o más filas(respuestas)de un formulario?