La productividad es algo valiosísimo en el trabajo porque nos permite hacer más y de mejor calidad, en menos tiempo. Repetir la misma tarea de forma rutinaria es una pérdida de productividad, sobre todo si podemos automatizarla. Una tarea muy común que cumple con esta descripción es tener un formato o plantilla, por ejemplo, de una carta que no cambia, de la que tenemos que generar muchas versiones en las que solo modificamos el nombre de la persona a la que va dirigida.
Aprendamos a automatizar este escenario: Tenemos un formato de carta responsiva de equipo de cómputo que debe ser impreso y firmado por 20 personas distintas, ya que van a llevarse el equipo para trabajar en su casa. Realmente el texto que llevará el formato es el mismo para las 20 personas, cambiando solamente el nombre y el identificador del equipo que se llevan.
Esta es nuestro formato, nota que los campos a reemplazar tienen estos signos antes << y después >> porque esa es la información variable de cada formato. Puedes tomar el formato de aquí y crear una copia para ti y seguir el ejemplo.
Mediante la presente carta responsiva, hago constar que yo, <<Nombre>>, recibí el equipo con el identificador número <<Identificador>>, el día de hoy, con motivo de facilitar el trabajo en casa. Me responsabilizo de su cuidado y de entregarlo de vuelta si se me solicita.Atentamente,
______________________<<Nombre>><<Puesto>>
Podríamos hacer las 20 cartas manualmente, tomándonos alrededor de una hora, con el riesgo de equivocarnos en alguna carta. Pero, ¿y si mejor hacemos una relación de las personas, su puesto y los equipos? Con esa información, podríamos generar cartas desde una hoja de cálculo al mismo tiempo.
Vamos a preparar la información en una hoja de cálculo de Google (que puedes copiar de aquí), vamos a ejemplificar con 7 cartas por ahora, pero pueden ser las que sean:
Bueno, ya tenemos la información y el formato, ahora, vamos a generar las cartas automáticamente.
Para esto, necesitamos primero activar un complemento para Google Sheets llamado autoCrat para combinar correspondencia, yendo a esta liga:
También es posible buscarla en el menú Complementos – Descargar complementos… y buscar autoCrat. Solo asegúrate de estar en la hoja de cálculo, no el documento.
Damos click en el botón de Instalar de forma individual, y después aceptamos los permisos que pide el complemento para funcionar (se pueden revocar en cualquier momento):
Ahora, veremos un menú dentro de Complementos llamado autoCrat. De ahí, elegimos la opción Open:
Ahora veremos una ventana nueva con los pasos de autoCrat para poder empezar a hacer mail merge / combinar correspondencia.
Primero, hacemos click en el botón New Job, le damos un nombre y damos click en Next:
Aquí elegiremos la plantilla que creamos de la carta responsiva, dando click en el botón From drive elegimos el documento de Google Docs que acabamos de crear:
Damos click en Next y veremos cómo autoCrat ha detectado las variables en el documento que queremos usar, porque tenían los signos de << y >> , y las ha mapeado automáticamente a las columnas de la hoja de cálculo. Recuerda elegir también la pestaña que quieres utilizar. y que la información de Header row (la fila donde tienes los encabezados) y donde empiezan los datos (First data row) sean correctos:
Ahora, vamos a elegir el nombre que llevará cada documento nuevo y si queremos generar ya un PDF o un documento de Google Docs. Puedes usar los mismos identificadores del documento para el nombre del archivo:
Carta responsiva de equipo - <<Nombre>> - <<Identificador>>
Ahora, elegimos el directorio donde quedarán generados estos archivos:
Por ahora solo da Next en las siguientes pantallas opcionales, y en el paso 9 concluimos dando click en el botón Save:
Ya estamos listos para generar los documentos, en la última pantalla tenemos el proceso ya definido y listo para ejecutar. Haz click en el botón de Run job (el que tiene el icono de reproducir ( ▶):
Ahora solo debemos esperar a que autoCrat termine de hacer su trabajo y veremos el resultado en unas nuevas columnas en la hoja de cálculo, que contienen ligas hacia cada documento individual creado:
Si vamos a Google Drive – Mi Unidad y navegamos al directorio donde le indicamos a autoCrat generar todo, veremos que se crearon todos los documentos satisfactoriamente:
Ya existe una versión en video de esta guía, chécala:
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Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe, programar. Fundó Tesel en 2017 para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Sus libros favoritos incluyen Dune, Ender’s Game y la saga de la Torre Obscura de Stephen King. Tiene un canal de YouTube en el que habla de videojuegos.
Hola.
Y saben como configurar esos jobs para que se ejecuten solos? Es decir, cada vez que haya un nuevo registro en el formulario, se gatille el job?
La verdad, eso funciona cuando el cambio es en la sheet del formulario, pero lo que tengo que hacer es, en otra hoja, complementar los datos del formulario agregando varios campos adicionales extraidos desde otra google sheet, y luego necesito que se ejecute el job.
Quedo atento.
Hola Omer. Sí es posible, con un poco más de configuración de triggers basados en fechas. En esta liga
de documentación oficial puedes encontrar más información 😉
Hola, muy buen dato, sabrás de casualidad como hacer para que los envíe por correo de gmail?
Hola Fernando, sí es posible, en la pantalla 8 del proceso de autoCrat puedes elegir la opción de Share doc & send emails 🙂
Quiero saber como hacer para enviar solo, el documento que genere sólo a algunos de los de la lista que estan en la hoja de cálculo. Por ejemplo se inscriben 10 a un curso pero sólo 8 lo terminan y los voy a certificar a esos 8 no más. Como hago pa
ra enviarles en certificado solo a ellos. Gracias.
¡Hola! Hay una parte del proceso que te permite elegir una condición para generar o no los documentos, pero lo que yo te recomendaría mejor es filtrar solo la información que quieres en otra hoja, con las mismas fórmulas de Google Sheets y tener esa hoja independiente solo para autoCrat. ¡Saludos!
Hola
¿Sabes si puedo agrupar varios registros en un solo documento?
¡Hola! Solamente debes hacer más columnas y más variables ligadas a cada una. No sé si a eso te refieres con agrupar varios registros.
ya lo realice pero no me aparecen los nombres, es la misma carta con el mismo nombre.
¡Hola! Fíjate que estés conectando correctamente el documento de tu plantilla con los nombres de las variables exactamente, y que autoCrat esté reconociéndolas junto con las columnas.
Necesito combinar una correspondencia asignando actividades por persona, corriendo el complemento siguiendo las instrucciones, me genera una carta por actividad, así que una persona va a tener 5 o 10 cartas, requiero que se unan estos registros por carta, como la función directorio de word. Esto es posible??