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Combinar correspondencia con Google Docs y hojas de cálculo de Google Sheets

por | Ago 2, 2018 | Google Docs

Combinar correspondencia con Google Docs y hojas de cálculo de Google Sheets

La productividad es algo valiosísimo en el trabajo porque nos permite hacer más y de mejor calidad, en menos tiempo. Repetir la misma tarea de forma rutinaria es una pérdida de productividad, sobre todo si podemos automatizarla. Una tarea muy común que cumple con esta descripción es tener un formato o plantilla, por ejemplo, de una carta que no cambia, del que tenemos que generar muchas versiones en las que solo modificamos el nombre de la persona a la que va dirigida.

Aprendamos a automatizar este escenario: Tenemos un formato de carta responsiva de equipo de cómputo que debe ser impreso y firmado por 20 personas distintas, ya que van a llevarse el equipo para trabajar en su casa. Realmente el texto que llevará el formato es el mismo para las 20 personas, cambiando solamente el nombre y el identificador del equipo que se llevan.

Esta es nuestro formato, nota que los campos a reemplazar tienen estos signos antes << y después >> porque esa es la información variable de cada formato. Puedes tomar el formato de aquí y crear una copia para ti y seguir el ejemplo.

Mediante la presente carta responsiva, hago constar que yo, <<Nombre>>, recibí el equipo con el identificador número <<Identificador>>, el día de hoy, con motivo de facilitar el trabajo en casa. Me responsabilizo de su cuidado y de entregarlo de vuelta si se me solicita.
Atentamente,

______________________
<<Nombre>>
<<Puesto>>

Podríamos hacer las 20 cartas manualmente, tomándonos alrededor de una hora, con el riesgo de equivocarnos en alguna carta. Pero, ¿y si mejor hacemos una relación de las personas, su puesto y los equipos? Con esa información, podríamos generar cartas desde una hoja de cálculo al mismo tiempo.

Vamos a preparar la información en una hoja de cálculo de Google (que puedes copiar de aquí), vamos a ejemplificar con 7 cartas por ahora, pero pueden ser las que sean:

Bueno, ya tenemos la información y el formato, ahora, vamos a generar las cartas automáticamente.

Para esto, necesitamos primero activar un complemento para Google Sheets llamado autoCrat para combinar correspondencia, yendo a esta liga:

También es posible buscarla en el menú Complementos – Obtener complementos… y buscar autoCrat. Solo asegúrate de estar en la hoja de cálculo, no el el documento.

Damos click en el botón + GRATIS, y después aceptamos los permisos que pide el complemento para funcionar (se pueden revocar en cualquier momento):

Ahora, veremos un menú dentro de Complementos llamado autoCrat. De ahí, elegimos la opción Open:

Ahora veremos una ventana nueva con los pasos de autoCrat para poder empezar a hacer mail merge / combinar correspondencia.

Primero, hacemos click en el botón New Job, le damos un nombre y damos click en Next:

Aquí elegiremos la plantilla que creamos de la carta responsiva, dando click en el botón From drive elegimos el documento de Google Docs que acabamos de crear:

Damos click en Next y veremos cómo autoCrat ha detectado las variables en el documento que queremos usar,
porque tenían los signos de << y >> , y las ha mapeado automáticamente a las columnas de la hoja de cálculo. Recuerda elegir también la pestaña que quieres utilizar. y que la información de Header row (la fila donde tienes los encabezados) y donde empiezan los datos (First data row) sean correctos:

Ahora, vamos a elegir el nombre que llevará cada documento nuevo y si queremos generar ya un PDF o un documento de Google Docs. Puedes usar los mismos identificadores del documento para el nombre del archivo:

Carta responsiva de equipo - <<Nombre>> - <<Identificador>>

Ahora, elegimos el directorio donde quedarán generados estos archivos:

Por ahora solo da Next en las siguientes pantallas opcionales, y en el paso 9 concluimos dando click en el botón Save:

Ya estamos listos para generar los documentos, en la última pantalla tenemos el proceso ya definido y listo para ejecutar. Haz click en el botón de Run job (el que tiene el icono de reproducir ( ▶):

Ahora solo debemos esperar a que autoCrat termine de hacer su trabajo y veremos el resultado en unas nuevas columnas en la hoja de cálculo, que contienen ligas hacia cada documento individual creado:

El complemento nos avisará que generará 5 de las 7 cartas.

Si vamos a Google Drive – Mi Unidad y navegamos al directorio donde le indicamos a autoCrat generar todo, veremos que se crearon todos los documentos satisfactoriamente:

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