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Generar muchos documentos a partir de datos que provienen de una hoja de cálculo de Google Sheets es algo sencillo de hacer si usamos complementos como Autocrat. A este proceso se le conoce también como ‘combinar correspondencia’. En este blog ya hemos explicado cómo hacerlo, pero una cosa que nos ha faltado revisar puntualmente y sobre lo que recibo frecuentes preguntas, tiene que ver con incluir imágenes en este proceso. Hoy justamente, vamos a aprender a incluir imágenes en nuestros documentos generados por Autocrat al combinar correspondencia.

Preparando los datos

Bueno, lo primero que hay que hacer es preparar nuestra información para asegurarnos de que podremos empatar cada columna correctamente en el documento. Iniciemos con nuestro usual ejemplo de personas a las que se les ha prestado un equipo con un identificador (puedes crear una copia para seguir el ejemplo en la guía original sobre generar documentos y combinar correspondencia), pero ahora vamos a agregarle la dirección (URL) de una imagen a cada fila en una columna nombrada URLFoto, para que Autocrat pueda tomarla directamente e incrustarla en cada documento generado de carta responsiva.

Podemos usar cualquier imagen, mientras sea accesible de forma pública, es decir, que no requiera algún permiso o inicio de sesión para que Autocrat la pueda obtener.

Para nuestro ejemplo, en algunos casos vamos a usar una imagen de nuestro Google Drive, entonces primero debemos poner los permisos de las imágenes (o de la carpeta) para que cualquiera pueda acceder a ellas desde el link:

Y después convertir la URL desde la columna que preparamos como ‘Link de foto en Google Drive’.

De alguno de estos dos formatos:

https://drive.google.com/file/d/XXXXXXXXXXXXXX/view?usp=sharing

https://drive.google.com/open?id=XXXXXXXXXXXXXX

A este otro formato:

https://drive.google.com/uc?id=XXXXXXXXXXXXXX

Para esto, solamente debes usar esta fórmula que ya te preparé, solamente adapta la celda correspondiente en vez de D3:

=REGEXREPLACE(D3,"(?:file\/d\/(.*)\/view\?usp=sharing)|(?:open\?id=(.*))","uc?id=$1$2")

Es un simple REGEXREPLACE, usando expresiones regulares.

Si los links vienen de un formulario de Google Forms que se llena automáticamente, tendrán el segundo formato , y entonces deberemos seguir el método que describo en la guía para mostrar imágenes que se subieron a tu Google Drive, pero no te preocupes, porque funciona la misma expresión regular:

Si quieres previsualizar las imágenes para asegurarte de que todo funciona correctamente, recuerda que puedes usar la fórmula IMAGE para hacerlo. Este paso es opcional pero muy recomendable.

=IMAGE(E2)

Preparando el documento a generar

Ahora tenemos que preparar el documento que vamos a generar. Recordemos que debemos insertar nuestras columnas como variables usando los signos de << y >>, la diferencia es que ahora los usaremos indicando en dónde debe aparecer cada imagen. En nuestro ejemplo, serán la columna URLFoto

Configurando Autocrat para empatar las columnas

Ahora sí, ya que está todo preparado, regresamos a nuestra hoja de cálculo e iniciamos el complemento Autocrat. Complementos – Autocrat – Launch / (o si ya lo habías usado, dirá simplemente Open) y elegimos la opción NEW JOB.

Los siguientes pasos los llenamos como siempre, le ponemos un nombre a nuestro JOB, por ejemplo ‘Responsivas con foto’

Y elegimos desde Google Drive el documento de Google Docs con el que acabamos de trabajar para que se puedan empatar nuestras columnas con las variables:

Y en el paso 3 viene lo que más nos interesa, porque cuando nos pida elegir el tipo de variable, en la columna donde tenemos direcciones de imágenes, vamos a elegir Image en vez de Standard:

Opcionalmente, también podremos elegir un tamaño para la imagen. Si es una foto muy grande el diseño del documento se desalineará, entonces conviene fijarlo desde antes. Como yo sé que mis imágenes miden 344 x 344 px, es el valor que usaré:

En los siguientes pasos, puedes configurarlo como tú prefieras y mejor te convenga en cuanto al nombre de los archivos o si quieres generar PDFs desde antes, la carpeta donde quieras que se generen, o si se deben enviar por correo, pero desde aquí ya puedes usar el botón de SAVE para guardar esta configuración de Autocrat.

Generar los documentos con imágenes

Ahora sí, ya que terminamos de configurar Autocrat, damos click en el botón de ejecutar (Run job)

Y vemos cómo genera los documentos correctamente con todo y la imagen que le corresponde a cada uno:

Guía en video

Si tienes dudas puedes ver esta misma guía explicada en video:

¡Y listo! Ahora ya sabes cómo insertar imágenes al generar documentos con Autocrat, Google Docs y hojas de cálculo de Google Sheets.

¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.