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Hay veces que necesitamos que exista una dirección de correo que se comparta entre varias personas en una misma organización, como por ejemplo con la típica dirección de contacto@empresa.com. El primer instinto es hacer lo más obvio: crear una cuenta nueva con su bandeja de entrada y redirigir o delegar el acceso a la cuenta. Pero esto en términos de optimización de recursos no siempre es lo más recomendable, específicamente en G Suite y Gmail, porque implica varios efectos secundarios con los que tal vez no queremos lidiar. Uno de ellos es que esos correos vivirán en una bandeja de entrada separada, y para verlos habría que iniciar sesión con esa cuenta por aparte, y si otra persona que trabaja con nosotros quiere ver esos correos, compartiría el acceso de la contraseña, creando una pequeña pesadilla de seguridad para el administrador de TI.

Vamos a solucionar esto de una forma muy sencilla. Pensemos en lo que realmente queremos sacar de esta dirección de contacto@empresa.com o pagos@empresa.com o lo que tú quieras. Lo que nos interesa es la dirección y leer los correos en nuestra propia bandeja. No queremos todo lo que implica el uso de una bandeja de entrada diferente, ni nos interesa asociarle archivos de Google Drive, ni chatear con esa cuenta por Google Chat, simplemente deseamos redireccionar los correos hacia las personas que los deban leer y que los deban responder.

Crear grupos en G Suite

Para lograr redireccionar correos de una dirección hacia varias cuentas diferentes de forma eficiente y sencilla, solamente tenemos que usar correctamente el servicio de Grupos en G Suite.

Antes de seguir, toma nota que para seguir esta guía, debes ser administrador de tu dominio en G Suite o en su caso tener los permisos necesarios para modificar las opciones de Grupos.

Lo primero que haremos será crear un grupo, y para eso debemos ir a la configuración de grupos de nuestra organización de G Suite en la consola del administrador:

Elegir administración de grupos en la consola de administrador de G Suite
Listado de grupos en G Suite

Una vez aquí, hacemos click en el botón Crea un grupo, y en la pantalla siguiente podrás configurar detalles básicos del grupo, como el nombre, una descripción útil y lo más importante: la dirección que queremos que tenga. Puede ser, por ejemplo, contacto@empresa.com o pagos@empresa.com o el propósito que desees compartir con más de una persona, o incluso solamente para separar el contexto de tu propio correo personal para registrar en una red social, en PayPal, etc.

Configurar información de un grupo en G Suite

Configurar el grupo para recibir correos externos

El propietario del grupo lo puedes dejar en blanco por ahora. Damos click en el botón de Siguiente y ahora tenemos que configurar los permisos de acceso del grupo. Lo más importante aquí es fijarse en que la configuración quede de tal forma en que usuarios externosb puedan publicar entradas en el grupo. Esto para permitir que entren correos ajenos al dominio al grupo, y se puedan redistribuir automáticamente hacia los miembros.

Configurar acceso externo de un grupo en G Suite

Las demás opciones puedes ajustarlas a tu gusto o dejarlas como están, por ahora damos click en el botón de Crea un grupo.

Agregar miembros al grupo para que reciban los correos

Lo que sigue ahora, es agregar miembros a nuestro nuevo grupo, entonces simplemente elegimos la opción de Agregar miembros

Grupo creado

Y finalmente agregamos todas las direcciones de correo a las que queramos redistribuir los correos que pasen por la dirección del grupo

Argegar miembros a un grupo en G Suite

¡Listo! Hemos terminado de crear nuestro grupo correctamente y ahora sí tenemos todas las ventajas de una dirección de correo separada sin las desventajas de una cuenta nueva en términos de costos y facilidad de uso. Esta es la mejor manera de redireccionar correos hacia varias cuentas en casos como una cuenta de contacto, de pagos, de redes sociales, etcétera.

¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.