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¿Sabías que puedes delegar el acceso a una cuenta de correo a otro usuario sin compartirle la contraseña? Es sorprendente tal vez, pero esta función tiene muchos años de estar activa en Gmail, y muchos usuarios no tienen idea de que existe, y es de lo más útil. Te permite dejar que otro usuario sea delegado de una cuenta, y así pueda leer y responder correos que lleguen a la misma.

Esto sería muy útil, por ejemplo, en una cuenta común de soporte técnico o de ventas, en la que quieres que haya una copia del correo en una bandeja separada, pero al mismo tiempo quieres que otras personas puedan atenderla. Vamos a ver cómo hacerlo, es muy sencillo.

Activar la función en el panel de administrador de G Suite

Primero, la función debe estar activada en tu organización. Si no eres administrador, compártele este post para que active la función en Aplicaciones > G Suite > Gmail > Configuración del usuario > Delegación del correo electrónico (Liga directa: https://admin.google.com/ac/apps/gmail/usersettings )

Delegar una cuenta de correo en Gmail a un usuario

El siguiente paso es ir al menú de configuración en la cuenta de Gmail que se desea delegar:

Y en la pestaña de Cuentas (o Cuentas e importación), busca la opción de Otorgar acceso a tu cuenta y haz click en Agregar otra cuenta:

Verás una ventana nueva, en la que deberás especificar el correo de quien quieres que tenga acceso a los correos de la cuenta donde estás. No tendrá acceso a la contraseña, ni podrá cambiar nada, solamente leer y responder correos, y podrás quitar este acceso en cualquier momento.

En la cuenta delegada, llegará un correo de confirmación que la persona deberá confirmar con la liga que viene dentro.

Revisar el correo delegado

Ahora, ¿cómo se ve el correo de una cuenta delegada?.

Si haces click en la parte superior derecha, donde está tu foto de perfil, verás que aparece un menú donde se listan las cuentas a las que tienes acceso además de la tuya. Reconocerás las delegadas porque dicen explícitamente delegada:

Al cambiarte a esta cuenta, verás una pestaña nueva con el correo tal como si hubieras iniciado sesión en ella. ¡Es todo!

Consideraciones especiales:

  • Es posible leer, responder y eliminar correos como delegado
  • Al responder correos se muestran ambas direcciones en el apartado de «enviado por» al que los recibe, tanto de la original como del delegado. Esto es importante que lo tengas en cuenta por cuestiones de privacidad.
  • No es posible delegar cuentas entre organizaciones de G Suite
  • No es posible delegar cuentas entre Gmail y una organización de G Suite, ni viceversa.

Si necesitas más control sobre qué correos puede y no puede revisar la cuenta a la que le diste acceso, tal vez sea mejor que consideres activar el reenvío automático de ciertos correos (acá te explicamos cómo) mediante filtros.

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