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Para crear un estado de cuenta en línea para un cliente y facilitar la gestión de sus pagos y listar los conceptos por los que le vas a cobrar, no tienes que saber programar y si no son muchos, no necesitas un sistema completo con miles de funciones todavía. Poder llevar este control en un lugar centralizado es mucho mejor que estar buscando correos, sería mejor si le pudiéramos compartir una hoja de cálculo en una página presentable y privada. ¡Hagamos eso entonces!

Vamos a utilizar dos servicios de G Suite: Google Sheets (Hojas de Cálculo de Google) y Google Sites. Uno será para ingresar la información, y otro para presentarla.

Preparando el estado de cuenta en una hoja de cálculo

Comencemos con la hoja de cálculo, es algo muy sencillo, solo necesitamos las columnas de FechaConcepto, TotalAdeudo. Puedes agregar las columnas que a ti te sirvan más. En la columna de Adeudo vamos a hacer una fórmula muy sencilla para ir sumando el adeudo conforme se vaya generando, así como los pagos. Arriba sumamos toda la columna, y listo. Si no quieres romperte la cabeza empezando de cero, puedes comenzar copiando nuestra plantilla preparada en tu Google Drive, haciendo click aquí.

Creando una página de internet con Google Sites para el estado de cuenta

Ahora toca la parte interesante, vamos a usar Google Sites (incluido en el paquete básico de G Suite) para crear un sitio nuevo, sin tener conocimientos de programación.

Vamos a la dirección https://sites.google.com y nos aseguramos de estar usando la nueva versión de Google Sites. Si tu pantalla se ve así, solo haz click en Nuevo Google Sites:

Hacemos click en el botón de Crear un sitio web en la parte inferior derecha:

Y vemos que ahora tenemos un editor de páginas web bastante claro y directo. No vamos a complicarnos mucho con este sitio, entonces por ahora solo llenemos el título y el encabezado.

Ahora viene la parte mágica de la integración con Google Drive. A tu derecha puedes ver una pestaña llamada Insertar, más abajo debes buscar la opción de Hojas de cálculo:

Esto nos abrirá una pantalla para elegir la hoja de cálculo que queremos insertar, solamente elige la que acabamos de crear, debe aparecer entre las más recientes, y haz click en Insertar:

Verás cómo ahora la página lo incluye en el bloque del cuerpo de la página.

Asegurando los permisos correctos para la página y la hoja de cálculo

Ya casi hemos terminado, solo falta ajustar algunas cosas de seguridad antes. No quieres que el cliente pueda editar el estado de cuenta, pero sí lo debe poder ver, entonces debes hacer estas dos cosas:

  • Cambiar el permiso del documento de hoja de cálculo para que el cliente (debes saber su correo electrónico) pueda solo ver. Esto se hace fácilmente en el botón azul de Compartir.
  • Cambiar el permiso del sitio que acabamos de crear, para que el cliente pueda ver el sitio publicado.

Entonces, primero cambiemos el permiso del documento:

Y ahora cambiemos el permiso de la página en Google Site. Primero vamos al icono de Compartir con otros

Escribimos el correo del cliente (debe ser de Gmail), y nos aseguramos de haber elegido la opción Puede ver publicados.

Damos click en el botón grande de Publicar:

Nos pedirá que nombremos la página en cuanto a la dirección web se refiere, esta debe ser única, y ahora sí, habremos terminado. Esa es la dirección que podemos compartirle al cliente para que vea su estado de cuenta, y nosotros solo debemos de actualizar internamente el documento de la hoja de cálculo.

Para ver el sitio publicado ve a las opciones del botón Publicar (la flecha) y elige Ver sitio web publicado:

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