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Vamos a aprender un truco muy útil de Google Drive que permite referenciar archivos entre carpetas, sin tenerlos que mover de su ubicación inicial, es decir, el mismo archivo puede estar en dos carpetas al mismo tiempo sin necesitar una copia.

El escenario es el siguiente: Tienes varios archivos en una carpeta bien ordenados, por ejemplo, tus facturas por mes y año, y esta carpeta la tienes compartida con todo tu equipo:

¿Qué pasa si quieres hacer una carpeta compartida con otras personas fuera de tu compañía, con algunos de estos archivos, pero no con todos? Por ejemplo, queremos hacer una carpeta que contenga las facturas del cliente A, pero no queremos compartir la carpeta entera de Facturas con el cliente A, porque tiene una lista de facturas de otros clientes.

Tienes algunas opciones:

  • Mover esos archivos a otro lado. Desventaja: desordenas esta carpeta.
  • Copiar los archivos a la carpeta nueva. Desventaja: duplicas información innecesariamente. En un archivo que estén editando varias personas la mismo tiempo, también pierdes el historial de edición.

Como podemos ver, las dos opciones desordenan tu información de alguna manera, pero no hay problema, porque Google permite hacer algo curioso y útil, ellos lo llaman añadir archivos.

Añadir archivos

Al añadir un archivo a otra carpeta, no lo estás moviendo de su lugar original. Solamente estás referenciando a ese archivo en otro lado.

Para encontrar esta función, solo tenemos que dar click derecho en los archivos, elegir Mover a…

Buscamos la carpeta donde queramos referenciar estos archivos, y presionamos la tecla CTRL. Al hacer esto, vemos cómo el botón azul de «MOVER AQUÍ» se convierte en un botón verde que dice «AÑADIR AQUÍ»

Antes de presionar CONTROL en el teclado, dice 'MOVER AQUÍ'

Antes de presionar CONTROL en el teclado, dice ‘MOVER AQUÍ’

Después de presionar CONTROL en el teclado, dice 'AÑADIR AQUÍ'

Después de presionar CONTROL en el teclado, dice ‘AÑADIR AQUÍ’

Ahora podemos ver que los archivos están en las dos carpetas, ¡sin haber tenido que moverlos ni copiarlos!

Si tienes dudas, deja un comentario y con gusto te ayudaremos a resolverlas.

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