Nuestros datos usualmente tienen una estructura conocida: tablas. Pero, ¿te has puesto a pensar en todo el tiempo que pasamos dando formato y acomodando cada tipo de dato para que sea legible por otros humanos? No digo que no valga la pena, pero debe haber formas de hacerlo más sencillo. Hoy, vamos a aprender a usar una funcionalidad de Google Sheets que nos facilita crear tablas muy bonitas y funcionales, que no solo es formato, sino también filtros y fórmulas.
¿Qué es una tabla?
En su forma más básica, una tabla es solo un conjunto de filas y columnas conformados por datos asociados de alguna forma. Hoy nos enfocaremos en tablas que sigan la estructura de encabezados para definir columnas y valores individuales relacionados que horizontalmente conformarán las filas. Lo aclaro porque en una hoja de cálculo podemos escribir información en cualquier celda y no necesariamente tendrán estructura de tabla.
Entonces, en este caso una tabla será un grupo de datos con encabezados nombrados.
Crear una tabla
Para insertar una tabla en nuestra hoja de cálculo de Google Sheets, vamos al menú Insertar – Tablas. Veremos abrirse un panel lateral con algunas opciones predefinidas. Podemos elegir cualquiera, yo para esta demostración elegiré la categoría que dice Gestión de inventario y luego Herramienta de seguimiento de inventario.
Fíjate cómo, en un instante pasaron muchas cosas que nos adelantaron trabajo. Ahora la tabla tiene un nombre que la identifica de forma única. Tenemos también varios encabezados con diferentes formatos listos para usar para registrar el inventario de productos: identificador, nombre, tipo o categoría, precio preformateado con el signo de dinero, etcétera. Y también puedes ver un cambio de color sutil entre cada fila, o sea, colores alternos, haciendo todo más fácil de leer.
Cambiar formato de la tabla
Esta fila de encabezados también tiene un color que la destaca de lo demás, que podemos cambiar desde su menú junto al nombre y eligiendo Personalizar colores de tabla.
Cada encabezado tiene un indicador del formato que se usa para esa columna. Esto lo podemos cambiar fácilmente dando click en el menú de cada uno y eligiendo la opción Editar tipo de columna.
Aquí encontramos tipos de columnas muy comunes como números, fechas, etcétera, pero también algunos especiales como chips inteligentes, que integran otros servicios de Google como archivos de Google Drive, lugares de Google Maps, contactos, valoraciones, etcétera. Lo genial de esto es que aplica para toda la columna al mismo tiempo, entonces ya no nos preocupamos por copiar formatos al agregar información nueva.
Agregar nuevas filas a una tabla
Fíjate también en que al insertar la tabla ahora en vez de tener 1000 filas libres hacia abajo como siempre, solo tenemos 15. Pero está muy bien, porque este diseño es más agradable y sencillo a la vista si empezamos con poca información, y al mismo tiempo podemos fácilmente agregar filas como siempre y estas seguirán el formato establecido de la tabla.
Además, las tablas cuentan con su propio botón especial para añadir filas y mantener el formato. Si pasas el mouse por la parte izquierda de una tabla entre las filas, este botón con un signo de + aparecerá para que puedas darle click e insertar filas al final o en medio de la tabla.
Quitar formato y crear tabla desde datos preexistentes
Ahora, si ya tenías información en tu hoja, convertirla en tabla es muy fácil. Vamos a demostrarlo convirtiendo esta tabla en su forma básica sin formato. Vamos al menú junto al nombre de la tabla y elegimos Volver a los datos sin formato. Toma en cuenta que al hacer esto no perderás información como tal, pero sí los formatos y personalización que hubieras hecho antes, como el nombre de la tabla.
Estos datos sin formato podemos convertirlos en tabla de regreso desde el menú Formato – Convertir a tabla. También encontramos este menú si damos click derecho y seleccionamos la información y elegimos esta misma opción de Convertir a tabla.
Agrupar datos en una tabla con vistas de filtro
Algo muy útil de las tablas es que nos permiten crear agrupaciones de datos temporales fácilmente. Si vamos al icono de vistas junto al nombre de la tabla y elegimos Crear vista de agrupación, podemos elegir una de nuestras columnas para visualizar los datos agrupados bajo ese criterio.
Por ejemplo, si elegimos Tipo, automáticamente nos creará una vista de filtro temporal donde los datos ahora están organizados diferente. Si nos funciona esta vista para después, podemos guardarla sin miedo a modificar el orden de las filas y rompera alguna fórmula que use esta información.
Si la agrupación que queremos hacer es muy sencilla antes hubiéramos tenido que hacer una tabla pivote o tabla dinámica, que tiene su lugar pero para este caso hubiera sido innecesariamente complicado.
Aquí es importante recordar la diferencia entre una vista de filtro y un filtro normal. Este tema lo hemos revisado antes en otra guía pero es muy relevante para las tablas, porque una vista de filtro solo reacomoda los datos visualmente para quien la activa, pero no los modifica realmente. Tal vez te hayas topado con esto cuando colaboras en algún documento y ves que alguien dejó prendido un filtro genérico, que sí cuenta como una modificación a la hoja y se activa para todos los que la usen.
Esta vista de filtro la puedes desactivar a tu gusto y reactivar cuando la necesites.
Referenciar tablas en fórmulas
Por último, vamos a revisar algo realmente interesante sobre las tablas, que es la habilidad de referenciarlas en fórmulas directamente. Asociar nuestros datos en una tabla con un nombre único tiene como ventaja que ahora en vez de tener que escribir una fórmula usando rangos de celdas específicos, ahora podemos referenciar los encabezados de cada columna por nombre también.
Por ejemplo, si quisiéramos obtener el promedio de precios de los productos, típicamente crearíamos una fórmula así:
=AVERAGE(D2:D25)
Si nombramos nuestra tabla como ‘Inventario’, en cambio, la fórmula sería:
=AVERAGE(Inventario[Precio])
Estamos usando el nombre de la tabla seguida de corchetes y el nombre de la columna dentro de los corchetes.
Eso es mucho más fácil de leer y al mismo tiempo abarca toda la tabla verticalmente. Con la fórmula anterior tendríamos que asegurar que se si agregamos más de 25 filas hacia abajo, también se tomen en cuenta.
De igual manera si por ejemplo queremos saber cuántos productos enlatados diferentes tenemos, solo hacemos una fórmula así:
=COUNTIF(Inventario[Tipo],"Enlatados")
¡Genial!, ¿no? 😉
Esto es súper útil, porque usando el nombre de la tabla ahora podemos referenciar datos de la tabla sin tener que usar el nombre de la hoja.
Por ejemplo, si queremos referenciar a la tabla completa en otra hoja, solo usamos el nombre de la tabla tal cual:
=ArrayFormula(Inventario)
Ojo aquí: usamos ArrayFormula solo para desplegar los datos en la hoja pero si usamos la información del arreglo en un cálculo, no siempre la necesitaremos.
Y si queremos que incluya los encabezados también solo usamos #All como nombre de columna entre corchetes:
=ArrayFormula(Inventario[#All])
¡Y listo! Ahora ya sabes cómo usar tablas en Google Sheets para mantener un formato agradable y legible de una manera muy sencilla, así como facilitar el uso de la información de las mismas en tus fórmulas.
¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
