Una de las funcionalidades más útiles y con mayor impacto en las hojas de cálculo de Google es, sin duda, el manejo de las fechas. No es complicado ingresarlas y por lo general la fórmulas al respecto son bastante intuitivas, pero vale la pena adentrarse un poco más en saber cómo funcionan para tener un mayor control sobre las operaciones que queremos hacer con ellas. Lo digo porque hay veces en que no se comportan exactamente como esperaríamos y puede resultarnos algo confuso. Hoy aprenderemos a sortear la mayoría de esas dificultades.
Qué es una fecha en Google Sheets
Bueno, una fecha como tal no necesita mucha explicación, es simplemente una forma humana de marcar un momento en el tiempo. Pero, ¿cómo interpreta Google Sheets una fecha? Si escribimos en cualquier celda una fecha en un formato estándar, como 2022-08-24, se reconocerá como tal, y podremos comprobarlo fácilmente si hacemos doble click en la celda, porque se mostrará un pequeño calendario para ayudarnos a cambiarla.
Internamente, independientemente del formato detectado automáticamente al inicio, Google Sheets interpreta todas las fechas como números. Si cambiamos el formato de una fecha a número con el menú Formato – Número – Número, podremos ver que ahora tenemos un número entero muy grande, como de 44 mil. Esto es porque Google Sheets necesita un punto de referencia inicial para calcular todas las fechas, y este punto de referencia es el 30 de diciembre del año 1899. Esta es la fecha cero, es decir, todas las fechas en Google Sheets, internamente son interpretadas como el número de días que han pasado desde el 30 de diciembre del año 1899.
Esto aplica aunque tengamos varios formatos de la misma fecha, internamente todos los valores son el mismo dato en formato de número. Si vamos al menú Formato – Número – Fecha y hora personalizadas, tenemos muchas formas de representar ese mismo momento en el tiempo, e incluso podemos elegir mostrar horas, minutos y segundos.
Si agregamos una fecha con horas, minutos, segundos e incluso milisegundos, veremos que internamente esta se sigue manejando por la hoja de cálculo como un número basado en los días a partir de la fecha cero, pero ahora con la fracción decimal.
Debemos tener cuidado al escribir fechas en ciertos formatos, y asegurarnos de que Google Sheets sí está interpretando una celda como fecha y no como un texto. Te puedes dar cuenta de esto si ves que la celda se alineó automáticamente a la derecha (como número o fecha) o a la izquierda (como texto).
Operaciones con fechas en Google Sheets
Todo esto es muy importante tenerlo en cuenta, porque cuando queremos hacer operaciones sobre fechas, debemos hacerlas basándonos en este principio de que las fechas internamente no son más que números que representan días o fracciones de días. Entonces, si sumamos o restamos una fecha con otra, realmente lo que estamos haciendo es sumando o restando días de la misma. Esta la clave para entender el manejo de fechas.
Fórmulas útiles para manejo de fechas
Existen muchas fórmulas disponibles para manejar fechas eficientemente, vamos a ver algunas de las más útiles:
DATE (FECHA) y TIME
La fórmula DATE nos ayuda a convertir una terna de año, mes y día en una fecha:
=FECHA(año,mes,día)
Y en consecuencia, TIME nos ayuda a convertir una terna de hora, minuto y segundo en un valor de tiempo.
DATEVALUE (FECHANUMERO)
La fórmula DATEVALUE es muy útil porque puede convertir una fecha en formato de texto, en un valor de fecha que Google Sheets puede interpretar correctamente. La tendremos que usar para convertir un texto para hacer operaciones de fechas. Esto será muy útil para cuando tengamos separado el año del mes y día, y por alguna razón estemos armando la fecha como texto desde otro lugar:
=DATEVALUE("año/mes/dia")
=DATEVALUE("dia-mes-año")
NOW y TODAY
Las fórmulas NOW y TODAY, nos proporcionan dos datos muy útiles en nuestro manejo de fechas, pues respectivamente NOW nos arroja la fecha y la hora al momento de consultar la hoja de cálculo, y TODAY nos arroja la fecha.
Esto nos sirve mucho para calcular cuánto tiempo ha pasado desde determinada fecha fija, porque la podemos usar dentro de cualquier fórmula que acepte fechas, o simplemente haciendo una suma o resta.
Hay muchas más funciones y cosas que se pueden hacer con fechas en Google Sheets, acá hemos revisado lo principal para estar listos para la mayoría de las situaciones que nos encontremos en las hojas de cálculo.
Guía en video
Si tienes dudas puedes ver esta misma guía explicada en video:
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