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Cuando trabajamos con muchos intervalos en nuestras hojas de cálculo, puede ser fácil perdernos o confundirnos escribiendo fórmulas si el intervalo al que más haces referencia se ve y se lee así: Hoja 3!B7:D348. Afortunadamente no tiene que ser así, ya que hay formas de facilitarnos la organización y nomenclatura de algunas partes de este proceso, y una de ellas es nombrar tus intervalos o rangos. Hoy vamos a ver justamente cómo crear un intervalo con nombre para que sea más fácil de recordar y escribir.

Supongamos que tenemos estos datos sobre algunos empleados: sus nombres, puestos y un puntaje genérico.

Datos iniciales de prueba para nombrar intervalos

Y queremos hacer una pequeña calculadora a un lado que nos diga el promedio del puntaje pero solo tomando en cuenta el puesto elegido. Para eso, necesitamos primero una pequeña lista de validación de datos a partir del Puesto. Aquí es donde usaremos nuestro primer intervalo nombrado.

Usaremos validación de datos en esta celda

Intervalos con nombre

Entonces, para nombrar un rango o intervalo, elegimos el intervalo que deseamos y luego vamos al panel que se encuentra a la izquierda del editor de fórmulas y damos click ahí:

Y ahí escribimos Puesto en vez del rango y damos Enter.

Otra forma de hacer esto mismo es en el menú Datos – Intervalos con nombre.

Esto nos abrirá un panel del lado derecho, en el que podremos ver todos los rangos nombrados que hemos creado y ajustar las celdas que debe comprender cada intervalo. Fíjate cómo este intervalo empieza desde la segunda fila, porque no queremos el encabezado estorbando en nuestros cálculos. Automáticamente se antepondrá el nombre de tu hoja:

Y tendremos ya un intervalo nombrado para el puesto:

Esto quiere decir que ahora nos podemos referir a este intervalo usando la palabra Puesto en vez de 'Hoja 1'!C2:C10, ¡lo cual resulta súper útil! Si seguimos con lo que estábamos haciendo, en la celda donde queríamos meter una validación de datos (F2), vamos al menú Datos – Validación de datos:

Validación de datos

En la opción de Criterios elegimos Lista a partir de un intervalo y escribimos simplemente Puesto, que es nuestro intervalo nombrado. Como puedes ver, no tuvimos siquiera que voltar a ver qué número de filas o columnas comprendía este intervalo, solamente tuvimos que recordar que se trataba del intervalo de Puesto.

Validación de datos en conjunto con intervalos nombrados

Eso ya nos da la lista de Puestos, pero falta que calculemos el promedio. Necesitamos un intervalo nombrado más, que es el de Puntaje.

Preparamos datos para un nuevo intervalo con nombre

Entonces repitamos el proceso de hacer un intervalo nombrado. Seleccionamos el rango que comprende al puntaje y en la parte superior izquierda, sustituimos D2:D10 por la palabra Puntaje:

Panel de intervalo con nombre

Y así, ahora tenemos dos intervalos con nombre.

Lo que sigue es calcular el promedio, y aquí es donde viene la magia de usar los intervalos con nombre, porque la fórmula de este cálculo puede parecer un poco rebuscada a primera vista:

=SUMPRODUCT((C2:C10=F2)*(1/SUMPRODUCT((C2:C10=F2)))*(D2:D10)*1)

Pero usando intervalos con nombre, se convierte en algo más sencillo de trabajar, leer y recordar a la hora de hacer pruebas. Incluso podemos agregar una sola celda como un rango nombrado PuestoSeleccionado y de repente la fórmula es perfectamente legible.

=SUMPRODUCT((Puesto=PuestoSeleccionado)*(1/SUMPRODUCT((Puesto=PuestoSeleccionado)))*(Puntaje)*1)

¡Listo! De esta manera, podemos hacer todos los cálculos que queramos sin preocuparnos por recordar dónde se encuentran esas celdas, porque les declaramos un nombre a ese intervalo previamente.

Te recomiendo practicar este conocimiento con otras fórmulas donde recordar intervalos es una pesadilla, como VLOOKUP, (BUSCARV), FILTER, QUERY, etcétera.

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