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Usar algún tipo de validación de datos es importante cuando necesitamos que la información que se está modificando en nuestra hoja de cálculo, sea precisa. Una forma sencilla de lograr una validación de datos es acotando el número de opciones que una celda puede contener, y para esto usaremos listas desplegables de validación de datos.

Elegir datos de una lista desplegable de opciones fija

Vamos a comenzar con un ejemplo muy sencillo. Supongamos que queremos elegir de una lista desplegable de cinco colores, que debería aparecer en la celda B1

Lo que haremos será ir al menú Datos – Validación de datos

Y en esta pantalla veremos las opciones disponibles para crear una lista desplegable que nos ayudará a validar los datos que esa celda podrá contener.

Como iniciamos el proceso posicionados en la celda B1, el intervalo de celdas ya está configurado correctamente. Lo que nos interesa ahora es definir de forma precisa los valores posibles, y para eso, cambiamos la opción de Criterios a Lista de elementos:

Simplemente escribimos nuestra lista de colores separados por comas.

Fíjate bien en que esté marcada la casilla que dice Mostrar la lista desplegable de la celda, porque es la que hará que salga una pequeña flecha a un lado de la celda para poder elegir.

Ahora, elegimos la opción de Rechazar entrada, en la parte que pregunta qué se debe hacer si los datos no son válidos, porque no queremos que se pueda elegir otro color que no sea alguno de esos.

También podemos elegir un mensaje de ayuda, que se mostrará si la celda no tiene el valor correcto.

Si damos click en el botón de Guardar, veremos que ahora nuestra celda ha cambiado y ya tiene la pequeña flecha que nos deja elegir uno de los colores que indicamos en la lista:

Si intentamos escribir manualmente cualquier otra cosa, además de que la validación no la aceptará, nos mostrará el mensaje que configuramos:

Lista desplegable en una celda desde un rango

Muy bien, ya vimos el ejemplo básico de una lista desplegable predefinida para validar los datos, pero lo más probable es que tu lista pueda estar cambiando o prefieras definirla en un rango de datos que esté en otras celdas, y no quieres estar teniendo que actualizar tu lista desde esa cajita de texto estática.

Para demostrar esto, vamos a usar como ejemplo la lista de equipos calificados para la fase de grupos de la Liga de Campeones de la UEFA. Conforme pasan los partidos y los equipos acumulan puntos, queremos ir registrando los dos equipos de cada grupo que califican a la siguiente ronda.

Entonces, primero vamos a seleccionar ese rango de D2 a D3 y luego vamos de nuevo al menú de Datos – Validación de datos. En el apartado de Criterios, elegimos la opción de Lista a partir de un intervalo, que por default es la que ya tenemos puesta. En el intervalo, elegimos los 4 equipos del grupo A, es decir B2:B5. Puedes escribirlo directamente o usar el botón de seleccionar el intervalo de datos:

De esta forma, tendremos ahora las dos primeras celdas preparadas para recibir los datos a partir de la lista del primer grupo:

Si repetimos este procedimiento para los demás grupos, tendremos lista nuestra hoja para ir eligiendo fácilmente los equipos de cada grupo

¡Y eso es todo! Ya has aprendido a usar listas de validación de datos en tus hojas de cálculo.

Guía en video

Si tienes dudas puedes ver esta misma guía explicada en video:

¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.