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Tener muchos datos del mismo tipo en una hoja de cálculo puede resultar en que sea difícil encontrar la información que buscamos, sobre todo si es una hoja que usamos de resumen o como tablero de control. Para facilitarnos la vida al visualizar estos datos resumidos, hay muchas cosas que podemos hacer, pero hoy vamos a revisar una en particular que es muy útil para configurar una vista rápidamente: agrupar filas y columnas.

Agrupar filas y columnas

Agrupar filas o columnas funciona mejor con información que representa un resumen de otros datos, porque la agrupación depende de los números de las filas y de las columnas y no de los datos en sí.

Pongamos como ejemplo este resumen de información sobre alumnos y sus promedios, separada por grupos y por grados. Podemos ver que cada bloque de alumnos tiene un encabezado que indica el grupo, y al final de todos los grupos, está el grado con el promedio correspondiente.

Para agrupar filas solamente hay que elegirlas mediante el indicador de fila del lado izquierdo, dar click derecho en la selección y elegir la opción de Agrupar filas.

Eso hará que las filas elegidas debajo del encabezado Grupo A se asocien al mismo con un pequeño icono de mayor y menor + / – , y será posible mostrarlas y esconderlas. Lo mejor de todo es que la información sigue ahí y sigue asociada con cualquier fórmula que las esté referenciando, simplemente estará escondida dependiendo de la necesidad. Si lo hacemos también con el Grupo B, tendremos una muy útil forma de resumir la información.

Este proceso funciona exactamente igual con las columnas.

Algo importante que hay que tomar en cuenta, es que las filas y columnas deben ser contiguas para que esto funcione, es decir, no puedes agrupar filas o columnas que no sigan una de la otra, y más bien tendrías que hacer más de un grupo si tienes filas intermedias que no desees que sean parte de él.

Agrupar filas y columnas dentro de otro grupo

Podemos ir todavía un paso más allá y hacer agrupaciones de los mismos grupos, es decir, estarán anidados dentro de otro más grande. Para hacerlo, solamente debemos tomar la información ya agrupada, y realizar el mismo proceso: elegimos las filas que necesitamos agrupar (incluyendo los encabezados).

Luego damos click derecho del lado izquierdo y elegimos la opción de Agrupar filas

Y esto automáticamente creará un grupo superior, que podemos usar para esconder y mostrar información a ese nivel, sin perder los grupos internos:

¡Y listo! Ahora ya sabes cómo agrupar filas y columnas en una hoja de cálculo de Google Sheets.

¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.