¡Usar CFDI Tools es muy sencillo! Después de agregar el complemento a tu documento mediante el menú de Extensiones, arrastra una carpeta de tu computadora que tenga archivos de CFDIs en formato XML y podrás verlas fácilmente separadas en filas y columnas.
A continuación te compartimos recursos útiles que corresponden a cada funcionalidad específica de CFDI Tools:
IMPORTANTE ACTUALIZACIÓN SEPTIEMBRE 2024: Google cambió sus políticas de permisos y ya no es posible leer los archivos de Google Drive en la nube desde CFDI Tools.La herramienta sigue teniendo toda la funcionalidad anterior de lectura, validación y descarga de archivos XML CFDIs a Sheets. Ahora el escaneo es local directamente hacia la hoja arrastrando los archivos al panel lateral. Los archivos se escriben íntegros en la primera columna de la hoja CFDIs.
Mediante la app oficial de sincronización de escritorio de Google Drive, es muy sencillo seguir usando CFDI Tools integrado con Google Drive.
Escanear y organizar facturas en XML a una hoja de cálculo de Google (Google Sheets)
Puedes encontrar una explicación muy completa de esta funcionalidad en esta página:
Puedes verlo explicado paso a paso en este video también:
Descarga masiva de facturas del SAT a Google Drive
Para descargar archivos desde el SAT a tu Google Drive, solamente tienes que ir al menú principal y elegir la opción Descargar CFDIs del SAT.
Ahí podrás configurar tu descarga fácilmente, incluyendo el rango de fechas de los CFDIs que requieres, la carpeta de Google Drive en donde se guardarán los archivos una vez descargados y las credenciales de acceso que usarás para hacer la consulta al SAT (archivo KEY y archivo CER).
También puedes elegir si requieres descargar los datos como metadatos a tu hoja de cálculo además de los archivos XML. Para la descarga de metadatos el SAT provee una cantidad muy limitada de campos pero es útil usar esta opción cuando el servicio de descarga masiva de archivos XML proveido por el SAT está saturado.
Puedes encontrar una explicación muy completa de esta funcionalidad en esta página:
Puedes verlo explicado paso a paso en este video también:
Si el SAT tarda más de lo normal en atender las solicitudes, puedes usar la opción de Verificar descargas pendientes y CFDI Tools reintentará todas las descargas que sigan pendientes y vigentes que tengas en la hoja de Descargas.
Todas las funcionalidades de descarga dependen de la disponibilidad de los servicios del SAT, por lo que te recomendamos ser paciente y permitir algunas horas entre cada reintento, ya que el SAT puede tardar hasta 72 horas en atender las solicitudes que se encolan.
Validación de facturas con el SAT
Para validar facturas individuales con el SAT desde tu hoja de cálculo con CFDI Tools, solamente deberás seleccionar las filas correspondientes a los CFDIs que quieres validar y elegir la opción Validar CFDIs con el SAT.
Recuerda que antes ya debes tener una hoja de trabajo preparada y haber escaneado facturas en formato XML desde Google Drive usando la funcionalidad de Descubrir CFDIs en mi Google Drive. Esto permitirá a CFDI Tools trabajar con columnas necesarias para validar tus CFDIs.
Después, haz click en el botón de Validar
CFDI Tools validará cada CFDI seleccionado con el SAT y escribirá en la columna Estado SAT si el CFDI tiene estatus de Vigente o Cancelado. También se escribirá la fecha en que se está validando el CFDI en la columna Fecha de validación.
Reescanear CFDIs seleccionados
CFDI Tools puede reescanear los CFDIs en formato XML de las filas que selecciones a partir de la columna XML. Solamente debes elegir la opción de Escanear CFDIs y en esa sección elegir Reescanear CFDIs seleccionados.
En la columna XML debe haber una liga válida a un archivo XML en tu Google Drive. CFDI Tools escaneará de nuevo cada archivo XML en el rango vertical continuo que hayas elegido.
Esto es muy útil si tenías una versión de tu hoja con CFDIs con columnas de una versión anterior, o si simplemente quieres verificar que la información leída sea la correcta de ciertos CFDIs en todas las columnas disponibles. Esto no afectará las columnas de Estado SAT ni a Fecha de validación.
Como nota, ten en cuenta que solamente tomará un rango continuo vertical de las filas que hayas elegido. Si eliges un rango no continuo, solo reescaneará uno de los rangos.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es la diferencia entre CFDI Tools y CFDI Tools Pro?
CFDI Tools Pro incluye las siguientes funcionalidades adicionales:
- Descarga masiva directamente desde el SAT
- Validación de facturas directamente desde la hoja de cálculo
- Escaneo de campos en columnas de Nómina (Complemento de nómina versión 1.2)
- Escaneo de campos en columnas de Complementos de Pago (REP – Recibo Electrónico de Pago versión 2.0)
¿CFDI Tools soporta CFDI versión 4.0?
CFDI Tools sí soporta la última versión 4.0 del CFDI, junto con los nuevos datos obligatorios como Domicilio Fiscal Receptor y Régimen Fiscal Receptor. CFDI Tools también soporta las versiones 3.3 y 3.2 del CFDI.
¿Por qué fallan las peticiones al SAT?
CFDI Tools Pro depende de los sistemas del SAT para hacer consultas y descargas. El sistema del SAT no siempre responde rápidamente y no es algo que podamos controlar.
Cada petición de descarga depende de lo que el SAT responda, en el momento de verificar el status de las mismas. La recomendación es que después de realizar una petición de descarga, si no tiene éxito inmediatamente, en vez de realizar una nueva descarga, más bien reintentes con el botón de Verificar descargas pendientes en intervalos de una o dos horas.
El servicio del SAT no es tan estable como nos gustaría y algunas veces presenta errores. Si ese fuera el caso intenta iniciar nuevamente el proceso de descarga, asegurándote que tus archivos .cer, .key y tu contraseña son los correctos.
Ya instalé CFDI Tools, pero solo veo la opción de ‘Ayuda’ en el menú
Esto a veces puede suceder porque el complemento no tiene permiso para escribir en el documento donde lo estás intentando usar.
Para solucionarlo solamente debes ir al menú Extensiones – Complementos – Gestionar complementos (Extensions – Add-ons – Manage add-ons).
Dando click en los 3 puntos que abren más opciones de CFDI Tools, asegúrate de que esté elegida la opción Usar en este documento (Use in this document).
No puedo escanear facturas cuando tengo varias sesiones de Google iniciadas
Este es un error de Google que está identificado y afecta a todos los complementos de Google Workspace. La solución por ahora es remover todas las cuentas donde tienes iniciada sesión en el mismo perfil, e iniciar sesión primero con la cuenta de Google con la que quieres usar CFDI Tools. Después ya puedes agregar de nuevo las otras cuentas y así no tendrás problema.
¿En dónde se guardan mis datos de acceso al SAT?
Tus datos de acceso al SAT, como la e.firma (FIEL) se guardan en tu documento de Hojas de Cálculo de Google (Google Sheets), al cual solamente tú tienes acceso. Tesel no tiene acceso a ninguna información confidencial tuya ni en tu hoja de cálculo ni en Google Drive, sino que solamente ejecuta el programa que permite la autenticación con el SAT. Los únicos servicios externos que se consultan son nuestro sistema de pagos y el sistema del SAT.
¿Por qué se movieron mis columnas en la hoja CFDIs?
CFDI Tools usa la hoja CFDIs para ingresar los datos de cada XML escaneado, y con actualizaciones periódicas se agregan nuevas columnas a la hoja. Esto significa que si creas columnas adicionales en esta misma hoja, puede causar que CFDI Tools no reconozca los encabezados que requiere para escribir la información en el lugar correcto, y hará una revisión de los encabezados a como CFDI Tools los necesita.
Si requieres hacer cálculos con las columnas, nuestra recomendación es referenciarlas o copiarlas primero en otra hoja en tu mismo documento, para que la hoja CFDIs pueda seguir siendo usada para escaneo por CFDI Tools.
¿Emiten factura por la compra de CFDI Tools Pro?
Sí, sin ningún problema podemos emitirte una factura. Lo único que tienes que hacer es enviarnos tus datos fiscales mediante este formulario:
Tengo retroalimentación que quiero dar para mejorar CFDI Tools
Si tienes comentarios que nos puedan ayudar a mejorar CFDI Tools, puedes hacérnoslo saber en esta liga:
¡Muchas gracias!
