Las hojas de cálculo no tienen por qué ser aburridas y difíciles de usar. Hoy vamos a ver algunos tips muy sencillos y rápidos para mejorar cualquier hoja de cálculo de Google Sheets. Porque si trabajamos en algo diario, es mejor que estemos cómodos revisando y editando la información. Hay cosas muy obvias como resaltar los encabezados, pero otras tal vez simplemente nunca habíamos considerado hacer.
Tips para mejorar formato de encabezados
Primero recordemos que cuando se trata del formato de una hoja, nada es obligatorio ni forzoso, solo son ideas para que tomemos lo que te funcione. 😃
OK, ahora sí, veamos este set de datos muy básico sobre basquetbolistas ficticios y enfoquémonos en mejorar la fila de encabezados, que es lo más rápido y directo.
Vamos a resaltar los encabezados de toda la hoja haciendo click en la fila número 1 para seleccionarla completamente, y les aplicamos el formato de Negritas y cambiamos la fuente a alguna que nos guste.
Luego hacemos la letra un poco más grande con los signos de más a un lado del tamaño de letra.
Fíjate cómo ahora los títulos no caben en las celdas que les corresponden por columna, entonces vamos al menú Formato – Ajustar Texto – Ajuste
Ahora, ¿qué tal que le damos un poco más de espacio para que se lea más fácil? Hagamos la fila de encabezados solo un poco más alta.
Se ve mejor, pero todavía vamos a mejorarla más. Vamos a alinear el texto verticalmente con el menú Formato – Alineación – Medio
Ahora, congelemos esta fila para que no afecte la visibilidad de los encabezados al desplazarnos hacia abajo. Eso lo hacemos en el menú Ver – Inmovilizar – Hasta la fila 1
Y finalmente le damos colores de contraste al fondo y texto de los encabezados para destacarlos más.
Herramienta copiar formato
Otro tip rápido que te doy es recordar que la herramienta de copiar formato es nuestra amiga, pues si por alguna razón quieres replicar todo el formato de una celda sin estar haciendo click en tantos menús, solo usa el botón de Copiar formato una vez y luego haz click en la celda donde quieras reaplicarlo.
Adicionalmente, si acabas de pegar un formato con este método y quieres repetirlo en otra celda diferente, puedes ahorrar tiempo simplemente usando la combinación de tecla CTRL + Y (COMMAND + Y en Mac), que rehace la última acción, y así reaplicar el último formato que tenías copiado sin tener que irlo a copiar de nuevo cada vez. Muy útil, ¿no? 😉
Tips para mejorar visibilidad en la hoja completa
Ahora mejoremos un poco más la hoja completa para que sea más fácil de leer y utilizar.
Hacemos click en el espacio entre la columna A y la fila uno en la parte superior izquierda para seleccionar todo, y damos doble click en el borde entre alguna de las columnas. Esto rápidamente ajusta el ancho de las columnas para que todo se lea mejor.
No sé a ti, pero a mí no me fascina que haya tantas columnas y filas en blanco si no las voy a utilizar. Tal vez solo soy yo pero no me gusta pensar que hay información escondida o perdida por ahí que no estoy considerando. Entonces vamos a seleccionar la mayoría de esas filas y columnas y eliminémoslas dando Click derecho – Eliminar columnas
Si necesitas seguir agregando información está bien dejar las que te sirvan por si acaso.
Tips para mejorar formato de un set de datos grande
Si nuestro set de datos es muy grande, además de lo que ya vimos podemos aplicar lo siguiente:
Inmovilizar columnas para desplazarte a la derecha sin perder de vista datos importantes
Quitar las líneas de cuadrícula en el menú Ver – Mostrar – Línea de cuadrícula para hacer la lectura un poco más agradable.
Convertir datos en chips inteligentes y chips desplegables en donde haga sentido.
Insertar casillas de verificación también donde haga sentido, por ejemplo donde solo haya dos opciones obvias de VERDADERO y FALSO o prendido y apagado. Seleccionamos, menú Insertar – Casilla de verificación.
Ir a Formato – Colores alternos para hacer todo más agradable a la vista.
Además, si tus datos contienen textos largos, además de poner el texto en formato de ajuste, ajusta la altura y ancho de las celdas para que todo sea más fácil de leer.
Tips para textos con fechas
Por último, si los datos contienen fechas secuenciales, por ejemplo en un registro diario, este otro tip te puede servir:
Solamente aplicamos 3 reglas de formato condicional seleccionando nuestra columna de fechas de la siguiente manera. Menú Formato – Formato condicional y luego:
- Fecha hoy: verde
- Fecha anterior a hoy: azul claro
- Fecha después de hoy: morado
Pueden ser los colores que quieras, solo asegúrate de que sean diferentes. 😃
¡Y listo! Ahora ya sabes cómo mejorar el formato de cualquier hoja de cálculo de Google Sheets en unos cuantos pasos. Vale la pena dedicarle un poco de tiempo al formato si trabajas todos los días con la misma hoja. Es algo sencillo que ayuda muchísimo a trabajar cómodamente en la hoja y visualizar mejor los datos.
Plantilla terminada para descargar
¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
