Pivot Tables: La brujería de usar hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son geniales, todos lo sabemos. Lo único más cool que utilizar Spreadsheets es utilizar Spreadsheets con chamarra de cuero en motocicleta. El problema es que a veces no sabemos cómo va a ser nuestra Spreadsheet desde el inicio y modificar fórmulas y filtros es muy pesado.

¿Qué pasa si un día hago un 200m combinado? ¿Tengo que modificar toda la tabla?

Esta es una tabla con mis ~~mediocres~~ tiempos de competencias de natación. Registra varios eventos a lo largo de los años, en distintas distancias y estilos. Aunque es un ejemplo sencillo es fácil ver los problemas de darle mantenimiento.

¿Cómo agrego una nueva distancia para un combinado?
¿Qué pasa si agrego un nuevo tipo de evento?
¿Y si finalmente encuentro el email en que escribí mis tiempos de 2014?

Todas estas cosas implican recorrer celdas, insertar columnas y renglones. Y realmente no hay un modo “uniforme” de registrar todo. Pero la realidad es que esta tabla es una Tabla Pivote, se generó automáticamente a partir de los siguientes datos:

En la tabla pivote no parecen tantos datos, pero ¡sí lo son!

¡¿Cómo lo hizo?!

Vamos a hacer solo tres pasos para hacer esta tabla pivote

Escoger crear una Tabla Pivote en el menú de Data > Pivot Table Lo cual nos va a dejar con una Tabla Pivote vacía

2. Para escoger el rango de datos si utilizamos un registro de lineas como en el ejemplo generalmente podemos escoger toda la hoja.

3.Vamos a escoger cómo queremos agregar los datos. En nuestro caso Queremos agrupar las cosas por evento y distancias. Y que lo ordene por fechas. Entonces en Rows escogemos fechas, y en Columns Estilo y Distancia.

También escogemos los valores a agregar, en nuestro caso solo los tiempos

Y ¿qué es agregar? agregar es agrupar y procesar datos en base a características en común. Es una operación muy común en bases de datos, pero también se puede hacer en una hoja de cálculo

Esta tabla pivote se va a actualizar automáticamente cada vez que agreguemos o modifiquemos un registro nuevo en la fuente de datos. También podemos agregar filtros para ver solo algunas fechas, o solo algunos eventos.

¿Qué sigue?

Coloqué este ejemplo para ver aquí junto con otros. Un uso que estamos dando en Tesel es para crear reportes automáticos de nuestros registros financieros. También toma en cuenta que los datos se pueden agregar con muchas funciones estadísticas básicas, como promedios, desviaciones estándar, mínimos y máximos.

Anya

Anya es actuaria, nuestra CRO, y ha pasado los últimos años llevando su conocimiento de datos e investigación de operaciones al Software y al Diseño. Está obsesionada con los juegos de mesa, su diseño y sus mecánicas. También colecciona sistemas de juegos de rol que jamás juega. Cree que Nolan’s Batman is overrated y va a pasar horas hablando de eso si se lo permiten.