fbpx

El correo puede llegar a convertirse en algo caótico y llenarse muy rápido si no le damos un poco de organización y mantenimiento a los archivos adjuntos que enviamos y recibimos. Hoy vamos a ver una forma sencilla de liberar espacio en nuestra bandeja  de Gmail.

La forma más directa y sencilla de borrar archivos adjuntos es usando la búsqueda avanzada, dando click en la flecha del lado derecho y activando la opción Contiene archivos adjuntos:

Esto nos arrojará todos los correos que tienen algún archivo adjunto usando el operador has:attachment, pero si queremos liberar mucho espacio y no perder tiempo en archivos pequeños, probemos buscando archivos mayores a 20 MB:

El operador se convierte en has:attachment larger:20M

NOTA: recordemos que el tamaño máximo de archivo adjunto es 25 MB

Ahora que ya tenemos una lista de los correos culpables, podemos revisar si queremos mantener esos archivos adjuntos o no. Una opción para organizarlos mejor es agregarlos a Drive y posiblemente adquirir más capacidad de almacenamiento. Eso lo puedes hacer dando click en Agregar a mi unidad (Guardar en Drive), o simplemente descargar los archivos a tu computadora para respaldarlos en otro lado y que no aumenten el espacio de tu correo.

Recomiendo revisar dos veces antes de borrar los archivos y asegurarse de que hay un respaldo o de que no la necesitamos, no queremos perder información, solo organizarla mejor.

Borrar archivos sin borrar el contenido del correo

Para borrar muchos correos rápidamente, solo debes seleccionarlos, pero, ¿qué pasa si quieres borrar muchos archivos adjuntos al mismo tiempo sin borrar el contenido del correo? Muchas veces ya no queremos el archivo adjunto de 25 MB, pero el hilo de la conversación nos sigue siendo útil (y este no aumenta casi en nada el espacio).

Para lograr esto, debemos ayudarnos de una extensión para Google Chrome y Firefox llamada Dittach. Simplemente ve a este enlace para instalarla, haciendo click en el botón Add to Chrome o Añadir a Chrome:  https://chrome.google.com/webstore/detail/dittach/nckdidfgpjgjblkhloeecdmofhgphkmm/related?hl=en&authuser=0

Al instalarla, nos llevará a nuestra bandeja de entrada de Gmail y nos guiará por el proceso de darle los permisos necesarios para que pueda borrar archivos adjuntos. Damos click en Continue en esta pantalla:

Y hacemos login en nuestra cuenta para poderle dar los permisos necesarios:

 

Ya que permitimos a Dittach gestionar nuestros correos y archivos adjuntos, veremos que arriba aparece un icono nuevo en el que se una barra de progreso nos indica que está analizando nuestra bandeja,  luego nos da un pequeño tour de uso y finalmente nos abre el panel que nos interesa donde se listan los adjuntos independientes de los correos. Si damos click en el icono de Dittach, nos deja ordenar los adjuntos por tamaño del más grande al más chico:

Ahora sí, vemos una lista de los archivos de mayor a menor tamaño:

Si elegimos uno de los archivos, veremos abajo la opción de Delete:

Si damos click en Delete, veremos un aviso recordándonos que al borrar el archivo directamente del correo, no hay marcha atrás, damos click en Enable:

Ahora sí, damos click de nuevo en Delete y nos da la opción de borrar solo el archivo adjunto, todos los archivos adjuntos de este correo o el correo completo:

Borrar varios archivos adjuntos al mismo tiempo sin borrar los correos

Ahora intentemos hacer esto pero para muchos archivos al mismo tiempo. Solamente hay que ir al icono de Dittach y elegir la opción Mass Attachment Cleanup:

Nos dará la opción de elegir archivos adjuntos viejos. No te preocupes, borrará nada todavía si le das Next:

En la siguiente pantalla tenemos opción de borrar lo que haya encontrado, o de revisarlos antes de borrar:

Esto nos da una búsqueda tradicional de correos, y ahí podemos elegir el botón de borrar con Dittach

Al darle click nos dará el aviso de que esta acción no puede revertirse, si estamos seguros de lo que queremos, solo damos click en Delete y habremos terminado de limpiar nuestra bandeja, recuperando ese valioso espacio de almacenamiento:

¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en Twitter y Facebook para más tips, trucos y guías de productividad.

Si tienes dudas, deja un comentario y con gusto te ayudaremos a resolverlas.

¿Quieres tener las herramientas de oficina de Google (G Suite) en tu empresa? ¡Contáctanos!