Las hojas de cálculo son muy prácticas para manejar información, pero a veces las filas y columnas no son la mejor idea cuando se trata de presentarla o permitir agregar más datos, sobre todo si quieres poder ver esa información en un formato más accesible para móvil o tablet. La forma ideal de interactuar con esa información, bien podría ser una app, pero, ¿cómo crear una app sin saber código? Hoy, veremos precisamente cómo convertir nuestra hoja de cálculo en una app sencilla, usando una herramienta muy poderosa llamada AppSheet.
Preparando nuestros datos
Vamos a comenzar con un set de datos muy sencillo que nos permitirá demostrar la app. Aquí tenemos tres hojas: Alumnos, Materias y Notas. Los alumnos tienen nombre y correo. La hoja de materias solamente es una lista. La hoja de notas es donde relacionamos a cada alumno con una materia y una nota numérica, es decir, una calificación que va de 0 a 100. Piénsalo como una pequeña base de datos relacional, pero nada realmente tan complicado. Estamos preparando los datos así, porque es como le sirven mejor a AppSheet para los siguientes pasos.
¿Qué es AppSheet?
Y a todo esto, una buena pregunta es ¿qué es AppSheet? AppSheet es una herramienta de Google que permite el desarrollo de aplicaciones mediante una plataforma sin código (en inglés no-code). Lo genial de estas plataformas es que mediante una interfaz gráfica podemos conectar diferentes fuentes de datos, como Google Sheets, Google Drive, Google Maps, etc y terminar con una aplicación funcional sin haber escrito una sola línea de código. Esto la hace perfecta para equipos de trabajo y proyectos internos, como en escuelas, departamentos de recursos humanos, inventarios, etcétera.
Crear una aplicación de AppSheet
Entonces con nuestros datos listos, vamos al menú Extensiones – AppSheet – Crear una aplicación.
Esto nos abrirá una pestaña nueva que nos indicará que nuestra aplicación se está creando y la podremos terminar de configurar.
Como puedes ver, automáticamente se ha detectado el tipo de datos que tenemos en nuestra hoja de Alumnos y se ha creado una vista para que podamos ver la información de cada uno, e incluso buscar, crear, editar y borrar registros de alumno aquí mismo.
AppSheet nos adelantó bastante al crearnos esta vista, pero también podemos ver que nos faltan las otras vistas de Materias y Notas. Entonces cerramos por ahora esta pantalla inicial.
Conectar tablas y fuentes de datos en AppSheet
Ahora vamos a la sección de Data, damos click en el signo de + (add new Data) y vemos que nos sugiere agregar a nuestras fuentes de datos la tabla de Materias y de Notas, entonces le aceptamos esas sugerencias, porque necesitamos conectar esas hoja para crear las vistas correspondientes después. Es importante explicar en este paso que nuestra aplicación funcionará basada en tablas, que a su vez pueden tener como fuente de datos nuestra hoja de cálculo o un archivo de Excel, un archivo CSV, una base de datos MySQL, o lo que queramos. Después vendrá el paso de crear vistas que tomen datos de esas tablas.
Verás cómo se actualiza la previsualización de la App, y si todo salió bien, puedes darte cuenta de que al agregar la tabla de Notas, automáticamente AppSheet detectó la relación entre Alumnos, Notas y Materias. En la información de cada alumno ahora se pueden ver sus notas e incluso ya es posible editar o agregar más información que se sincronizará con nuestra hoja de cálculo original. ¡Bastante bien!, ¿no? 😀
Ahora, aquí hay que detenernos un poco, porque aunque hizo prácticamente el 90% del trabajo por nosotros de crear una aplicación basada en nuestra hoja de cálculo, debemos ajustar los detalles finos para que todo funcione correctamente.
Todavía en la sección de Data, nos situamos en la pestaña de Columns (columnas) e inspeccionamos las columnas de la tabla Notas. Aquí vemos que la columna de Nota está marcada como Key (o llave), y eso no está bien, porque la nota no es un identificador de cada alumno, sino solamente una propiedad de la relación con su Materia correspondiente.
Arreglar esto es muy sencillo, solamente desmarcamos la columna de Nota como Key, y marcamos las columnas de Alumno y Materia como Key (o llave). Luego damos click en Save (guardar) y AppSheet nos creará una columna automática de relación entre Alumno y Materia, que es justo lo que queremos.
Ahora solamente le decimos que no queremos que esta columna sea visible en la app, porque es de control interno, desmarcando la casilla de Show.
Personalizar la app de AppSheet
Ahora, vamos a la sección de Views para personalizar nuestra app un poco. Ya tenemos una vista de Alumnos, pero nos gustaría tener una vista de Materias también. Para eso, damos click en la opción de + New View (nueva vista) y por ahora no usamos las sugerencias en la pantalla que nos aparece, sino que damos click en Create new view (crear nueva vista).
A esta nueva vista la llamamos Materias, y la configuramos para que tome la tabla de Materias como fuente de datos. Aquí puedes tomarte un rato para revisar todas las opciones de personalización que hay, como por ejemplo la posición en la barra inferior, el icono y demás.
Si elegimos una materia en la previsualización, veremos que ya incluye una vista interna adicional donde se listan todos los alumnos que cursan esa materia junto con su nota correspondiente.
Como detalle final, vamos un poco más abajo a editar la vista que dice Notas_Inline, porque es la que contiene esa pequeña tabla con las notas correspondientes a cada Alumno y Materia dependiendo de cuál estemos consultando.
Lo que queremos es hacer que la columna de Nota se muestre al final, entonces hacemos click en el botón de Add en la parte de Column order (orden de columnas), y por default se elige la opción que nos conviene más, es decir “all other columns” (todas las otras columnas).
Recuerda siempre Guardar tu aplicación después de cualquier cambio.
Usar y publicar la app de AppSheet
Hasta ahora hemos podido probar nuestra app correctamente mientras tenemos la sesión iniciada en nuestra cuenta de Google. Para este momento ya te habrás dado cuenta que te llegó un correo con un link para instalar tu app en tu celular. Si usas ese link, prácticamente ya habrás terminado porque puedes continuar usando tu app en modo de prototipo sin ningún problema.
También puedes compartir tu app con más personas si usas la opción de Share (compartir) en la parte superior de la pantalla donde estabas editando la aplicación, y les llegará el mismo correo para instalar tu app.
La buena noticia es que mientras nuestra app se mantenga en modo de prototipo, la podremos utilizar para uso personal eso ya es increíblemente útil, pues así podemos editar información sobre Google Sheets de una forma mucho más amigable en el celular. La no tan buena noticia, es que para funciones más avanzadas de publicación y versionamiento, te pedirá suscribirte a un plan de pago. Esto ya dependerá de las necesidades que tengas para desarrollar aplicaciones de esta manera y cuánto provecho le quieras sacar.
Ten en cuenta también que AppSheet está enfocada en aplicaciones de uso interno y de productividad, si necesitas publicar tu app en la App Store de Apple o Google Play Store, será mejor que busques otras alternativas.
¡Y listo! Ahora ya sabes cómo crear una aplicación sencilla a partir de datos de Google Sheets con AppSheet. Hay miles de más opciones que puedes explorar en la plataforma, realmente aquí no entramos a mucho detalle pero las posibilidades son casi infinitas pues puedes agregar funcionalidades para tomar fotos en tu celular y guardarlas en Google Drive, agregar ubicaciones desde coordenadas con Google Maps y hasta escanear códigos QR. ¡Genial!, ¿no lo crees? 😉
Guía en video
Si tienes dudas puedes ver esta misma guía explicada en video
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Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
