Si operas cualquier tipo de negocio en México, sabrás que no estás librado de crear reportes de ingresos y egresos en forma de un Comprobante Fiscal Digital, también conocido como CFDI. Cada uno de estos comprobantes tiene un formato de archivo XML, y aunque muchas veces se incluye una versión en PDF para que sea legible por seres humanos, la factura válida como tal para efectos del SAT (Servicio de Administración Tributaria), es el archivo XML con su sello fiscal.
IMPORTANTE ACTUALIZACIÓN SEPTIEMBRE 2024: Google cambió sus políticas de permisos y ya no es posible leer los archivos de Google Drive directamente desde CFDI Tools. La herramienta sigue teniendo toda la funcionalidad anterior de lectura, validación y descarga de archivos XML CFDIs a Sheets, solamente que ahora la lectura es local directamente hacia la hoja arrastrando los arrastraron los archivos al panel lateral. Los archivos se escriben íntegros en la primera columna de la hoja CFDIs.
Lamentamos el inconveniente que Google está causando a los que dependían de la integración con Google Drive, pero es un cambio que estuvo fuera de nuestras manos y tuvimos que adaptarnos para mantener la herramienta activa.
El problema con estos archivos es que no es sencillo mantener un control visual de la información que contienen a simple vista, porque están pensados para ser leídos y procesados por sistemas informáticos. Si quieres, por ejemplo, hacer una lista de todas las facturas emitidas y recibidas en el mes o leer algún dato específico de una factura, tendrías que descifrar el archivo XML manualmente y copiar la información relevante a mano.
Hoy vamos a ver una forma fácil de visualizar toda la información de los archivos XML equivalentes a CFDIs de forma automática. El resultado final será una lista de todos los archivos CFDI (XML) que existan en una carpeta de Google Drive con su información más relevante copiada en una hoja de cálculo de Google Sheets. Después podrás exportar esta lista a un archivo de Excel (.xlsx) si así lo deseas.
La mejor parte, es que esta vez presentamos una herramienta creada por nosotros mismos, Tesel. Y estamos muy contentos de explicarla para todos los que deseen usarla.
Instalar complemento CFDI Tools
El primer paso será abrir una hoja de cálculo nueva:
Ahora, vamos al menú de Extensiones – Complementos – Descargar complementos
Ahora vamos a buscar el complemento CFDI Tools en el Google Workspace Marketplace:
También puedes instalarlo directamente desde esta dirección
Solamente haz click en el botón que te corresponda, si estás en un correo de trabajo y cuentas con el permiso, puedes instalarlo para todo el dominio, o solamente para tu usuario, haciendo click en el botón azul de Instalar:
Ahora nos pedirá permiso para acceder a Google Drive y escribir en las hojas de cálculo, aceptamos el permiso:
Y finalmente, para asegurar que todos los complementos hayan cargado correctamente, refrescamos la página donde nos encontramos con CTRL + R
Preparar la hoja de cálculo
Una vez instalado CFDI Tools, vamos a realizar un paso previo a poder leer los archivos, necesario para que el complemento sepa organizar la información. Entonces, vamos a al menú Extensiones – CFDI Tools – Abrir CFDI Tools
Luego elegimos la opción de Más herramientas y finalmente damos click en el botón de Preparar para preparar las hojas de trabajo.
Esto creará dos hojas de trabajo con un formato específico para ingresar la información de las facturas: CFDIs y Conceptos
En la pestaña de CFDIs, verás que tenemos varios encabezados en donde se organizará la información cuando leamos los CFDIs, por ejemplo:
- XML
- Estado SAT
- Fecha de validación
- Concepto
- Folio fiscal
- Serie
- Folio
- Versión CFDI
- Número de certificado
- Clave de uso
- Uso del receptor
- Tipo de comprobante
- Fecha
- Lugar (CP)
- RFC emisor
- Nombre Emisor
- RFC receptor
- Nombre receptor
- Subtotal
- IVA 16%
- Total
- etc…
Ubicar tus archivos CFDI XML en tu unidad de Google Drive
Ahora deberás ubicar la carpeta de tu Google Drive en donde guardarás los archivos XML que desees que sean leídos por el complemento y por lo tanto los que tomará en cuenta para escribir en la hoja de cálculo.
Entonces vamos a nuestra unidad de Google Drive y ubiquemos la carpeta que queremos que sea leída por CFDI Tools. En este caso tengo la carpeta Factura, y en ella hay más subcarpetas organizadas por año y mes, y en cada una hay archivos XML correspondientes a CFDIs:
Si nos fijamos muy bien, podemos ver que esta carpeta tiene una dirección o URL que la identifica. Vamos a copiarla.
Cargar información de CFDIs en la hoja de cálculo
Ahora ya estamos listos para leer toda la información de los XMLs contenidos en esta carpeta y sus subcarpetas en la hoja de cálculo. Simplemente elegimos la opción de Escanear CFDIs
Y pegamos la dirección de la carpeta que acabamos de copiar en la caja de texto, o bien elegimos la opción de buscar en Drive:
Verás que comienza a trabajar la aplicación, y poco a poco se irá poblando la hoja de CFDIs de la información de las facturas que tienes en esa carpeta:
Deberás ser paciente, puesto que la lectura de todos los archivos puede tardar un poco. Si el tiempo de ejecución de la hoja de cálculo se termina, simplemente vuelve a ejecutar la función de Descubrir CFDIs en mi Google Drive, y seguirá trabajando hasta terminar.
En la última columna verás un link generado para poder acceder a cada factura individualmente en Google Drive.
Esta lista de CFDIs condensada en un solo documento, es increíblemente útil para hacer análisis, auditorías o búsquedas específicas, sobre todo si no quieres preocuparte por contratar un pesado paquete de contabilidad para tu empresa pequeña o freelance.
Si necesitas esta información en un archivo de Excel, solamente debes ir al menú Archivo – Descargar – Microsoft Excel (.xlsx)
Próximamente añadiremos más funcionalidades a CFDI Tools, si te gustó la aplicación por favor déjanos una buena reseña en el Google Workspace Marketplace, ¡nos ayuda muchísimo!
CFDI Tools – Google Workspace Marketplace
Guía en video
Si tienes dudas puedes ver esta misma guía explicada en video:
¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
