Todas las operaciones de un negocio o un particular en México, idealmente se reportan al SAT (Servicio de Administración Tributaria) a través de su sistema. Cada una de estas operaciones comprende un Comprobante Fiscal Digital (CFDI) en un formato de archivo XML, pero coloquialmente las llamamos simplemente facturas. Cuando esta factura se genera, usualmente es enviada por algún medio a las partes relevantes, es decir, si un negocio me genera una factura porque le hice un pago, usualmente el archivo me llega a mi correo y es mi responsabilidad guardar el archivo para hacer mi contabilidad.
Pero ¿qué pasa si pierdo el archivo, o si nunca me lo envían aunque sí lo hayan generado? Afortunadamente, el SAT es un servicio centralizado, es decir, dado que el CFDI haya sido generado correctamente en su sistema, siempre se podrán consultar y descargar estos archivos si contamos con las herramientas adecuadas para hacerlo.
Pues bien, hoy veremos cómo descargar facturas del SAT de forma masiva hacia nuestro Google Drive y leer su información automáticamente hacia una hoja de cálculo de Google Sheets, que después puede exportarse fácilmente a Excel. Esta función se conoce también como Descarga masiva.
Lo mejor de todo, es que la herramienta que usaremos fue creada en casa, es decir, por Tesel, y es parte de nuestra útil suite de manejo de CFDIs llamada CFDI Tools.
Instalar complemento CFDI Tools
Primero vamos a abrir una nueva hoja de cálculo:
Ahora, vamos al menú de Extensiones – Complementos – Descargar complementos:
Aquí vamos a buscar el complemento CFDI Tools en el Google Workspace Marketplace.
También puedes instalarlo directamente desde esta dirección
Si estás en un correo de trabajo y cuentas con el permiso, puedes instalarlo para todo el dominio, o solamente para tu usuario, haciendo click en el botón azul de Instalar:
Ahora nos pedirá permiso para acceder a Google Drive y escribir en las hojas de cálculo, entonces aceptamos el permiso.
Configurar carpeta de descarga
Ya instalado CFDI Tools, vamos al menú Extensiones – CFDI Tools – Abrir CFDI Tools – Descargar CFDIs del SAT.
Esto nos abrirá un panel del lado derecho en nuestra hoja de cálculo, en el cual podremos controlar todo lo relacionado a la descarga masiva de facturas CFDI (XML) del SAT. Antes de iniciar la descarga de facturas, debemos elegir una carpeta dentro de nuestra unidad de Google Drive para que los archivos solicitados al SAT sean copiados.
Elegir periodo de tiempo de facturas descargadas
Lo siguiente será especificar una fecha inicial y una fecha final para que el SAT sepa entre qué fechas buscar facturas que ya hayan sido generadas. Por ejemplo, podemos elegir descargar las facturas que hayan sido generadas durante el día, el mes actual, o cualquier fecha pasada que nos convenga
Datos fiscales para acceso al SAT
Ahora, tenemos que preparar los datos necesarios para hacer solicitudes al SAT. El primer requerimiento es utilizar nuestra e.firma, también conocida como FIEL o firma electrónica. Esta se compone de dos archivos que tendrás que subir a tu unidad de Google Drive y una contraseña para descifrar los archivos que te debieron proporcionar en el SAT:
- Achivo .cer de nuestra e.firma (FIEL)
- Archivo .key de nuestra e.firma (FIEL)
- Contraseña de la e.firma (FIEL)
Como nota, toma en cuenta que la contraseña de la e.firma se refiere a los archivos específicos que estamos usando, es decir, no es la contraseña general de tu cuenta en el SAT.
Es importante aclarar que siempre estás en control de tus datos confidenciales, y la comunicación se realiza directamente el documento y el SAT. Tesel nunca guarda ni puede ver nada de esta información.
Descargar facturas del SAT
Con todo ya configurado correctamente, estamos listos para iniciar la descarga de facturas del SAT. Entonces, damos click en el botón Iniciar descarga
Esto iniciará el proceso de solicitud de descarga masiva de comprobantes en el SAT, y solamente deberemos esperar a que el SAT responda esta solicitud.
Hay que ser pacientes, ya que a veces el sistema del SAT se encuentra saturado, en mantenimiento o fuera de servicio y puede tardar en contestar, o incluso hacer que la solicitud falle. No te preocupes, porque si esto pasa solo debes esperar un poco e intentar de nuevo.
Toma en cuenta que el límite de facturas que se pueden consultar por día son 2,000. Esta es una limitación que viene directamente del SAT. Si tu solicitud es rechazada por sobrepasar este límite, intenta elegir un rango de fechas diferente.
Cuando CFDI Tools complete la solicitud hacia el SAT, tendremos disponible la información de los archivos descargados en la carpeta que elegimos.
Escaneo de facturas descargadas
Ya que nuestras facturas CFDI en formato XML fueron descargadas, podremos fácilmente escanearlas para agregarlas a nuestra hoja de cálculo, haciendo click en el botón de Escanear ahora.
Y veremos cómo gradualmente se va agregando la información de cada factura a las columnas correspondientes. Incluso hay una columna con la dirección a cada archivo CFDI XML. ¡Es así de sencillo!
Esta forma de consultar y descargar tus facturas del SAT es sumamente útil para tener todo tu análisis de ingresos y egresos actualizado y centralizado en un solo documento, sin tener que depender de que te envíen los archivos CFDI XML por separado o tenerlos que estar guardando al momento en que te generan una factura.
Si detectas algún error, por favor háznoslo saber en el menú Extensiones – CFDI Tools – Ayuda – Notificar un problema
¡Y eso es todo! Ahora ya sabes cómo descargar facturas directamente del SAT. Próximamente añadiremos más funcionalidades a CFDI Tools, si te gustó la aplicación por favor déjanos una buena reseña en el Google Workspace Marketplace, ¡nos ayuda muchísimo!
CFDI Tools – Google Workspace Marketplace
Guía en video
Si tienes dudas puedes ver esta misma guía explicada en video:
¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
