Tener datos precisos sobre cualquier tema que suceda a nuestro alrededor es muy bueno, pero poder interpretarlos rápida y fácilmente es aun mejor. Precisamente para eso existen las gráficas, que nos permiten tener un resumen inmediato de una situación a partir de nuestros mismos datos. Esto nos facilita tomar decisiones y comunicar ideas de una forma muy eficiente. Google Sheets nos provee de varios tipos de gráficas que podemos crear, dependiendo de la necesidad que tengamos, pero a veces puede ser un poco confuso descifrar cómo llegar a la vista que necesitamos. Hoy vamos a aprender a crear los tipos de gráficas más básicos pero que también son los más útiles.
Preparar nuestros datos: ¿qué preguntas queremos responder?
Lo primero que tenemos que hacer es preparar nuestros datos para que puedan ser graficados. Este paso puede parecer trivial, pero no debe ser tomado a la ligera, ya que la hoja de cálculo solamente sabrá pintar y sumarizar datos directamente, es decir, si tenemos más cálculos que queramos que sean mostrados como parte de la gráfica, debemos prepararlos desde antes.
Un tip que te doy para lograr esto, es diseñar y pensar desde antes qué preguntas queremos respondernos a partir de nuestros datos. Pongamos un ejemplo, aquí tenemos información sobre ingresos y egresos separados por mes en un año.
La pregunta aquí podría ser: ¿qué tanta diferencia hay entre ingresos y egresos a lo largo del año? Con eso en mente, podemos ir probando diferentes tipos de gráficas que nos ayuden a sacar conclusiones y posiblemente otras preguntas útiles que no sabíamos que nos queríamos responder.
Crear una gráfica en Google Sheets
Comencemos entonces creando una simple gráfica a partir de los datos que tenemos disponibles. Vamos a seleccionar las 3 columnas, con todo y los encabezados, y después vamos al menú Insertar – Gráfico
Esto nos creará una pequeña gráfica en la que Google Sheets automáticamente habrá intentado organizar los datos de una forma predeterminada. Podemos ver que hizo una gráfica de columnas en la que se juntaron los datos de ingresos y egresos por cada mes en los datos.
Esta gráfica podemos moverla fácilmente a una mejor ubicación en nuestra hoja, así como hacerla más grande o más pequeña si usamos los controles que aparecen si movemos el mouse a sus bordes. Pero para que no estorbemos a los datos originales, vamos a hacer algo muy útil: damos click en la gráfica y después damos click en los tres puntos que aparecen en la parte superior derecha para ver más opciones, y elegimos la opción Mover a la propia hoja.
Esto nos permitirá tener una vista mucho más grande fácil de leer de nuestra gráfica, porque se adaptará automáticamente al tamaño completo de nuestra ventana y ocupará su propia pestaña en el documento, separándola de los datos originales para que no estorbe ahí.
Configurando una gráfica en Google Sheets
Ahora, esta vista puede que nos ayude un poco a responder la pregunta original porque más o menos podemos ver un patrón en los cambios que hay a lo largo de los meses, pero todavía podría ser mucho mejor. Entonces, vamos a personalizarla un poco más para acercarnos más a lo que queremos lograr.
Si damos doble click en cualquier parte de la gráfica o si hacemos click en el botón Editar gráfico, veremos un panel de configuración que se abre del lado derecho. Aquí podemos analizar los componentes principales de configuración de nuestra gráfica.
Lo primero es elegir el tipo de gráfico que necesitamos. Por default, Google Sheets nos eligió un Gráfico de columnas, pero tenemos a nuestra disposición varios tipos de gráficas más, e incluso sugerencias de gráficas preparadas que Google Sheets pensó que serían buenas para nuestros datos en el rango que elegimos.
Ahora, aquí hay algo importante a tener en cuenta. Hace un momento seleccionamos los datos manualmente y se configuraron automáticamente como el intervalo para graficar. Debemos fijarnos muy bien en el apartado de Intervalo de datos para asegurarnos de que estamos tomando en cuenta todas las filas y columnas necesarias para pintar nuestra gráfica. Esto es especialmente relevante si agregamos columnas o filas nuevas a nuestros datos.
Por ahora concentrémonos en esta vista de columnas para mejorarla. Si vamos a la opción de Apilamiento, vemos las opciones de Estándar y Al 100%. La que elegiremos ahora será Al 100%, porque nos permitirá visualizar los datos de ingresos y egresos en una sola columna por mes, pero separada convenientemente por color y en relación a la suma de ambos: ingreso y egreso.
Otra ventaja que nos da esta gráfica configurada así, es que tenemos una referencia muy útil sobre cuándo cada mes sobrepasa el 50% de ya sea ingresos o egresos, y eso sí que ayuda a responder esta pregunta inicial que hacíamos sobre la diferencia general entre ingresos y egresos a lo largo del año, y esto hace muy fácil analizar momentos del año en los que hay que poner especial atención.
Agregar etiquetas de datos a las columnas
Pero no hemos terminado, porque todavía podemos mejorar un poco más nuestra gráfica de ingresos y egresos para dejarla perfecta. Algo que siento que nos falta aquí, es poder ver los números particulares de cada mes acompañando a cada columna, para darnos una mejor idea de cuánto ingresa y cuánto se gasta a lo largo del año.
Para esto, vamos a la pestaña de Personalizar y elegimos el apartado de Serie. Aquí nos encontramos con varias opciones para dar formato a nuestra gráfica. Lo que haremos aquí es marcar la opción de Etiquetas de datos. Esto agregará el número correspondiente al ingreso o egreso dependiendo de la columna de mes.
Aquí mismo también podemos agregar un poco de estilo a estas etiquetas para que destaquen, por ejemplo, dando formato de negritas.
Configurar colores
Por último, vamos a elegir unos colores más agradables para nuestras columnas. Si pasamos el mouse por encima de la gráfica mientras sigue abierto el editor, nos podemos dar cuenta de que podemos dar click sobre casi cualquier elemento de la misma. Por ejemplo, si damos click sobre una de las columnas azules que representan los Ingresos, nos llevará directamente a personalizar ese elemento de la gráfica. Entonces vamos a la opción de Color de relleno y elegimos un bonito color verde para el rubro de Ingresos y un color rojo menos agresivo para Egresos.
Gráfica final
Así, nos queda una gráfica muy vistosa y útil sobre nuestros datos de ingresos y egresos organizados de tal manera que respondan a la pregunta inicial sobre cómo se ven contrapuestos estos rubros a lo largo del año. Notamos a simple vista, por ejemplo, que en enero hubo muchos mejores ingresos que en noviembre.
Otras gráficas y opciones
De aquí en adelante, las posibilidades son muchísimas. Hay muchas más tipos de gráficas para elegir y opciones de formato. Solo ten cuidado, un tip que te doy aquí, es que antes de hacer un cambio grande en tu gráfica, como cambiar el tipo de gráfica, dupliques tu gráfica actual e intentes los cambios en la copia. La razón es porque la funcionalidad de Deshacer está limitada en este contexto, y una vez que hayamos hecho un cambio, no nos permitirá regresar a como era la gráfica antes y tendremos que volverla a hacer.
Entonces, podemos, por ejemplo, cambiar fácilmente este tipo de gráfica para que sea de barras en vez de columnas. Solo duplicamos nuestra hoja de gráfica actual para no perder la original, y en el Editor de gráficos, escogemos Gráfico de barras apiladas al 100%
Y podemos hacer lo mismo si queremos una gráfica de área, ahora sin apilar las columnas, para poder ver dónde están las diferencias entre ingresos y egresos en el año. Aquí probablemente tengamos que cambiar el formato de nuestras etiquetas para que se distingan mejor, solo cambiamos un poco el color, y habrá quedado:
Regresar la gráfica a la hoja con datos
Si por alguna razón queremos regresar la gráfica para que no sea una hoja o pestaña aparte, simplemente hacemos click en el botón de Copiar gráfico
Y en nuestra hoja con los datos, vamos al menú Editar – Pegar:
¡Y listo! Ahora ya sabes cómo crear una gráfica sencilla desde cero. Hay muchas cosas más que podemos revisar sobre gráficas que iremos tratando en guías siguientes, sobre todo referentes a cómo organizar los datos en los ejes, ya que ese es todo un tema en sí mismo.
Guía en video
Si tienes dudas puedes ver esta misma guía explicada en video:
¡Espero que te haya sido útil esta guía! No olvides seguirnos en YouTube para más tips, trucos y guías de productividad.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
Alekz es un apasionado de la tecnología y los videojuegos. Además de ser locutor comercial, disfruta de la expresión artística más sastisfactoria y técnica que existe: programar (y pintar algo de pixel art). Fundó Tesel para ayudar a empoderar a las empresas a desarrollar su máximo potencial mediante la tecnología. Es un absoluto nerd de Star Trek.
